1. Главная
2. »Архивная обработка
3. »Передача документов в архив
4. »Передача документов в архив при ликвидации

Сдача документов в архив при ликвидации

Передача документов в архив при ликвидации предприятия – достаточно сложный и ответственный процесс. Необходимо знать и понимать предъявляемые в данном случае к юридическому лицу требования, досконально ориентироваться в специфике вопроса. Доверяя выполнение данной задачи профессионалам, владельцы компании могут быть уверены: процедура ликвидации юрлица в Москве и МО будет проведена и завершена безукоризненно.

Что делать с документами ликвидируемой организации?

Документы являются основным наследием закрывающегося предприятия, которое будет востребовано долгие годы его работниками. Халатное отношение к ним и их утрата чреваты для собственников бизнеса и ликвидатора серьезными последствиями.
Часто возникают ситуации, при которых бывшим работникам необходимо найти свои трудовые договоры, контракты, приказы и иные документы. Именно поэтому основополагающая часть документов должна быть передана на хранение в государственный архив по месту регистрации организации.
Данное требование обязательно как для частных фирм, так и для госорганизаций.

Какие документы необходимо сдать в архив при закрытии фирмы?

Согласно принятым законам РФ, правилам и постановлениям, касающимся ведения дел в архивах организаций, а также государственной регистрации юрлиц и ИП, необходимо сдать документы в архив при ликвидации предприятия. Отправляются на хранение следующие бумаги:

• документы по начислению заработной платы;
• трудовые договоры, приказы о назначении, переводе или увольнении;
• учетные и личные карточки сотрудников;
• личные дела уволенных работников;
• любые другие бумаги, касающиеся личного состава фирмы;
• акты, архивные справки, любые бумаги и рабочие контракты, срок которых еще не истек.

Передача осуществляется под строгим контролем представителей архива, принимающего документы на хранение, согласно приложенным описям, предисловиям к ним и исторической справке. Отдельные листы нумеруются и прошиваются на четыре прокола. Факт приема-передачи подготовленных к передаче дел фиксируется двухсторонним актом, один экземпляр которого передается для регистрации в госархив, а другой остается у бывшего владельца или ликвидатора.

Архив ликвидированных предприятий

Оформленные в соответствии с установленными требованиями бумаги и дела сдаются в государственный архив. Вся процедура проводится согласно закону № 125-Ф, регламентирующему архивное дело в РФ, и «Основным правилам работы архивов и организаций».

В какой архив сдаются документы?

Архивы подразделяются на федеральные и муниципальные. Федеральные специализируются на организациях с государственной формой собственности. Муниципальные (или городские) архивариусы принимают бумаги от частных фирм, которые зарегистрированы в данном городе или муниципальном образовании. К примеру, организации, зарегистрированные в Москве, передают свои документы при ликвидации в ЦГАТО г. Москва.

Где хранятся документы ликвидированного предприятия?

Сдача документов в архив при ликвидации – это строго регламентированный процесс, требующий предварительного подписания договора о хранении с архивом, который будет осуществлять приемку документов на хранение. Если владельцы предприятия упустили из виду данный нюанс, то архив из-за ошибок в упорядочении документов или наличия пропусков в документах может отказать в приемке дел.

Кто принимает решение?

Председатель ликвидационной комиссии определяет, где и у кого будут храниться отчетные бумаги:

• подлежащие обязательной отчетности бумаги могут быть также сданы в государственный архив по согласованию с ним;
• не столь значимые протоколы, ведомости и заявления, а также иные документы, в том числе бухгалтерские и хозяйственные, сроки которых не истекли, могут быть переданы одному из учредителей под роспись;
• малоценные бумаги, а также с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению.

Уничтожить ненужные бланки, накладные и чеки можно путем измельчения или шредирования. Выбрасывать документацию в мусор не рекомендуется во избежание злоупотреблений и мошеннических действий, кроме того, это запрещено экологическими нормами РФ.

Куда сдавать кадровые документы при ликвидации?

Подготавливая документы в архив при ликвидации Общества с ограниченной ответственностью или ИП, владельцы часто задаются вопросом: что делать с кадровыми делами? Ответ прост: их также необходимо сдавать в государственный архив, придерживаясь следующих правил:

• документы должны быть должным образом оформлены и предоставлены в полном объеме (комплекте);
• должна быть проведена экспертиза ценности, по результатам которой все документы должны быть сформированы в дела, пронумерованы, описаны и переплетены в архивный переплет;
• подготавливаются предисловия к описям, историческая справка;
• проводится согласование с представителем архива качества проведенной архивной обработки.

На кадровые дела необходимо составить опись в трех экземплярах, на которых проставляются печать и отметка государственного архивариуса об ее согласовании. Частичная или неполная сдача дел личного состава предприятия недопустима.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Прежде чем сдать в архив документы после ликвидации, необходимо разделить их на категории. Различают несколько групп в зависимости от сроков обязательного архивного хранения:

• длительные или долговременные – от 25 до 75 лет. Это, как правило, кадровые бумаги, касающиеся работников и руководителей предприятия, отображающие историю создания и ликвидации организации;
• временные – от 1 года до 10 лет. Это могут быть документы по хозяйственные деятельности, бухгалтерские и финансовые, архивные файлы и другие не слишком ценные бумаги, срок хранения которых еще не истек.

Очень часто для того, чтобы точно определить срок хранения отдельно взятого документа, требуется помощь специалиста. В некоторых случаях приходится создавать экспертную комиссию, в состав которой должен входить также архивариус, имеющий большой опыт работы.

Сколько стоит сдать документы в архив при ликвидации?

Передача документов в архив при ликвидации ООО в Москве и области силами наших специалистов дает ряд преимуществ:

• мы отбираем, подготавливаем и переплетаем бумаги в полном соответствии с требованиями законодательства РФ и государственного архива;
• работаем быстро и аккуратно, гарантируя сохранность каждого листа;
• наша деятельность ни в коей мере не окажет негативного влияния на деятельность вашей организации, нам не требуются отдельное помещение или помощь ваших служащих;
• готовые бумаги мы отвозим в архив на своей машине;
• передаем на хранение в полном объеме, предоставляя вам отчет и подписанный акт.

Стоимость сдачи документации рассчитывается, исходя из ее объема, качества документов, количества сотрудников и уровня текучести, сферы деятельности и других аспектов. Подробнее вы можете узнать, позвонив по указанному ниже телефону.

Ответственность за уничтожение документов после закрытия ООО

Нельзя просто выбросить или сжечь уставные, кадровые и отчетные бумаги ликвидируемого предприятия. Законом РФ предусмотрена ответственность должностных лиц за сохранность документации закрывающегося Общества или ИП. Согласно статьям № 13.20, 13.25 КоАП граждан, допустивших нарушения в процедуре сдачи или уничтожения бумаг, подлежащих бессрочному и длительному хранению, ожидают следующие санкции:

• административное предупреждение о нарушении и штраф в размере 300–500 рублей;
• должностные лица штрафуются на 2,5–5 тысяч рублей;
• юридические – на 200–300 тысяч рублей.

Также предусмотрена уголовная ответственность в том случае, если доказаны мошеннические действия со стороны руководства или должностных лиц.

Срок сдачи документов в архивы ликвидированных фирм

Работа ликвидационной комиссии заканчивается внесением записи о закрытии фирмы в Единый госреестр юридических лиц. Так как данный орган ответственен за передачу на хранение архивариусам всех необходимых бумаг, то на практике процедура проводится до фактической ликвидации предприятия. Хотя законом РФ конкретные сроки, в рамках которых государственный архив должен принять документы на хранение, не установлены. На практике процесс передачи может занимать от двух до шести месяцев с момента передачи документов на упорядочение.