Какие документы необходимо сдать в архив при ликвидации юридического лица?

Согласно законодательству РФ, правилам и постановлениям в области организации архивного дела у юридических лиц, в случае ликвидации предприятий на хранение передаются следующие виды документов:

• документы по исчислению заработной платы;
• трудовые договоры, приказы о назначении, переводе или увольнении;
• учетные и личные карточки сотрудников;
• личные дела уволенных работников;
• любые другие бумаги, касающиеся личного состава фирмы;
• акты, архивные справки, любые бумаги и рабочие контракты, срок которых еще не истек.

Передача документов в архив на хранение при ликвидации осуществляется под строгим контролем представителей архива, принимающего документы на хранение согласно приложенным описям, предисловиям к ним и исторической справке. Факт приема-передачи подготовленных к передаче дел фиксируется двухсторонним актом, один экземпляр которого передается для регистрации в госархив, а другой остается у бывшего владельца или ликвидатора.

Архив ликвидированных предприятий

Оформленные в соответствии с установленными требованиями бумаги и дела сдаются в государственный архив. Вся процедура проводится согласно закону № 125-Ф, регламентирующему архивное дело в РФ, а также иных правил и регламентов, определяющих порядок упорядочения бумажных материалов.

В какой архив сдаются документы?

Архивы подразделяются на федеральные и муниципальные. Федеральные специализируются на организациях с государственной формой собственности. Муниципальные (или городские) архивариусы принимают бумаги от частных фирм, которые зарегистрированы в данном городе или муниципальном образовании. К примеру, организации, зарегистрированные в Москве, передают свои документы при ликвидации в ЦГАТО г. Москва. Сдача документов в архив при ликвидации – это строго регламентированный процесс, который осуществляется на основании подписанного между организацией и архивом договора. Приемка документов осуществляется по расценкам, установленным принимающим архивом, при условии, что все документы прошли предварительную обработку, переплет и оформление. К данному этапу необходимо отнестись ответственно, т.к. при наличии даже самых незначительных ошибок или недочетов, допущенных при обработке, архив может отказать в приемке дел.

Где должны храниться иные бумаги организации?

Председатель ликвидационной комиссии самостоятельно определяет место хранения обозначенных ниже видов документов, не подлежащих передаче на государственное хранение:

• документы по хозяйственной и административной деятельности (договоры, акты, спецификации и т.д.);
• первичные и иные бухгалтерские документы, сроки хранения которых не подошли к концу;
• внутренние приказы, распоряжения с временными сроками хранения;
• иные малоценные бумаги, сроки хранения которых не подошли к концу.

Необходимо обеспечить их гарантированную сохранность до момента уничтожения. Документы, сроки хранения которых подошли к концу, необходимо внести в акт и после его утверждения ликвидатором провести уничтожение ненужных бумаг на шредере. Выбрасывать документацию в мусор не рекомендуется во избежание злоупотреблений и мошеннических действий, кроме того, это запрещено экологическими нормами РФ.

Куда сдавать кадровые документы при ликвидации?

Подготавливая документы в архив при ликвидации Общества с ограниченной ответственностью или ИП, владельцы часто задаются вопросом: что делать с кадровыми делами? Ответ прост: их также необходимо сдавать в государственный архив, придерживаясь следующих правил:

• каждый документ должен быть должным образом и в полном объеме заполнен, при необходимости содержать подписи должностных лиц и печать, предоставленных в полном объеме (комплекте);
• должна быть проведена экспертиза ценности, по результатам которой все документы формируются в дела, нумеруются, заносятся в опись и переплетаются в архивный переплет;
• подготавливаются предисловия к описям, историческая справка;
• проводится согласование с представителем архива качества проведенной архивной обработки (визуальное изучение каждого дела и состава описи).

На кадровые дела необходимо составить опись в трех экземплярах, на которых проставляются печать и отметка сотрудника государственного архива о ее согласовании. Частичная или неполная сдача дел личного состава предприятия недопустима.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Прежде чем сдать в архив документы после ликвидации, необходимо разделить их на категории. Различают несколько групп в зависимости от сроков обязательного архивного хранения:

• длительные или долговременные – от 25 до 75 лет. Это, как правило, кадровые бумаги, касающиеся работников и руководителей предприятия, отображающие историю создания и ликвидации организации;
• временные – от 1 года до 10 лет. Это могут быть документы по хозяйственные деятельности, бухгалтерские и финансовые, архивные файлы и другие не слишком ценные бумаги, срок хранения которых еще не истек.

Очень часто для того, чтобы точно определить срок хранения отдельно взятого документа, требуется помощь специалиста. В некоторых случаях приходится создавать экспертную комиссию, в состав которой должен входить также архивариус, имеющий большой опыт работы.

Сколько стоит сдача документов в архив при ликвидации?

Передача документов в архив при ликвидации ООО в Москве и области силами «Делис Архив» дает ряд преимуществ:

• мы отбираем, подготавливаем и переплетаем бумаги в полном соответствии с требованиями законодательства РФ и государственного архива;
• работаем быстро и аккуратно, гарантируя сохранность каждого листа;
• наша деятельность ни в коей мере не окажет негативного влияния на деятельность вашей организации, нам не требуется отдельное помещение или помощь ваших служащих;
• готовые бумаги мы отвозим в архив собственным автопарком;
• гарантировано передаем на хранение любые объемы документов, своевременно предоставляя вам отчет и подписанный акт.

Стоимость сдачи документации рассчитывается исходя из объема и качества документов, количества сотрудников и уровня текучести, сферы деятельности и других аспектов. Подробнее вы можете узнать, позвонив по указанному ниже телефону.

Ответственность за уничтожение документов после закрытия ООО

Нельзя просто выбросить или сжечь уставные, кадровые и отчетные бумаги ликвидируемого предприятия. Законом РФ предусмотрена ответственность должностных лиц за сохранность документации закрывающегося Общества или ИП. Согласно статьям № 13.20, 13.25 КоАП, граждан, допустивших нарушения в процедуре сдачи или уничтожения бумаг, подлежащих бессрочному и длительному хранению, ожидают следующие санкции:

• административное предупреждение о нарушении и штраф в размере 300–500 рублей;
• должностные лица штрафуются на 2,5–5 тысяч рублей;
• юридические – на 200–300 тысяч рублей.

Также предусмотрена уголовная ответственность в том случае, если доказаны мошеннические действия со стороны руководства или должностных лиц.

Срок сдачи документов в архив при ликвидации фирм

Работа ликвидационной комиссии заканчивается внесением записи о закрытии фирмы в Единый госреестр юридических лиц. Так как данный орган ответственен за передачу на хранение архивариусам всех необходимых бумаг, то на практике процедура проводится до фактической ликвидации предприятия. Хотя законом РФ конкретные сроки, в рамках которых государственный архив должен принять документы на хранение, не установлены. На практике процесс передачи может занимать от двух до шести месяцев с момента передачи документов на упорядочение.