Составление описи документов для сдачи в архив

Опись документов для сдачи в архив является результирующим документом по факту проведения комплексной архивной обработки материалов с долговременными и постоянными сроками хранения. Помимо этого, зачастую систематизации и фиксации подвергаются и бумажные материалы недлительного хранения. В этом случае наличие учетных реестров позволяет осуществлять контроль использования самых важных дел на всем их жизненном пути.

Важным элементом при приемке и передаче дел между организацией и государственными органами или между должностными лицами также является опись передачи документов. Именно на основании данного списка подготавливается акт передачи. Передача оконченных делопроизводством бумажных материалов в хранилище организации осуществляется строго при наличии данной формы.

Внутренняя опись сдачи документов является самой трудоемкой и составляется только в случаях наличия в составе дела ценных материалов, а также в случаях, когда необходимо полистно зафиксировать наличие и содержательную часть каждой обособленной единицы, входящей в состав папки.

В целях определения внешнего вида табличной части и наличия обязательных атрибутов описи передачи документов, а также порядка формирования заголовков дел Росархив разработал соответствующие правила архивного дела. Заголовки описываемых единиц должны быть сформированы таким образом, чтобы сразу были понятны их суть и содержательная часть. Порядковые номера единицам присваиваются последовательно, в зависимости от потребностей описания, указываются хронологические рамки, в отдельных случаях – количество листов. Особые требования предъявляются к фиксации управленческих, кадровых и отчетных дел при подготовке описи передачи документов в архив. В иных случаях форма и состав итогового реестра могут определяться с учетом практической необходимости и целесообразности детализации.

Кто составляет архивную опись сдачи документов?

Данный процесс является весьма трудоемким и требует от исполнителя особого внимания и кропотливости. Обычно к составлению описи привлекаются внутренние, непрофильные резервы организаций, что не всегда позволяет получить результат в установленный срок. В основном используется подход «дополнительной неоплачиваемой нагрузки», что негативно сказывается на финальном результате. Рекомендуем к процессу описания привлекать архивистов, делопроизводителей или документоведов. Именно специалисты, обладающие соответствующим навыками, знающие требования нормативных документов и порядок организации процесса, выполнят все работы должным образом. Такие специалисты могут быть привлечены вашей организацией временно на договорных началах. Также рекомендуем доверить данную задачу экспертам «Делис Архив».