8 800 707 87 00Работаем в обычном режиме
  1. Главная
  2. »Уничтожение документов
  3. »Утилизация бухгалтерских документов

Утилизация бухгалтерских документов

Утилизация бухгалтерских документов – процесс, требующий от исполнителя понимания предметной области, ответственного подхода и повышенного внимания к деталям. Если нарушить порядок отбора и последующей утилизации документов, это может привести к утрате документов, уничтожение которых на данный момент не может быть осуществлено, и, как следствие, к штрафам со стороны проверяющих органов. Помимо этого, находящиеся в бумажных материалах конфиденциальная, коммерческая информация и персональные данные могут стать доступны не уполномоченным на это лицам и конкурентам. Отметим нюанс: ликвидировать можно лишь бухгалтерские бумаги, сроки хранения которых на основании архивного дела (Перечень с указанием сроков хранения) и в соответствии с федеральным законом по бухгалтерскому учету в РФ подошли к концу. В основной своей массе бухгалтерские, финансовые документы и документы по хозяйственной деятельности любой организации или индивидуального предпринимателя хранятся не более пяти лет с момента их окончания. Несомненно, в документообороте встречаются и документы со сроками хранения от 1 до 10 и более лет.

Что предлагает «Делис Архив» и почему мы сможем быть полезными для вас:

проведем экспертную оценку сроков хранения документов;
поможем выделить бумаги с истекшим сроком хранения;
отберем документы, подлежащие дальнейшему хранению;
подготовим и предоставим вам на согласование акт о выделении документации, не подлежащей хранению;
все работы выполним на вашей территории в кратчайшие сроки, предоставим гарантию на выполненные работы;
вывезем и утилизируем документацию на собственном шредере в вашем присутствии.

Методы утилизации

Уничтожение бухгалтерских документов, не подлежащих хранению, как и любых иных документов организации, осуществляется следующими методами:

1. Измельчение.
В целях измельчения применяется особое устройство – шредер. Это самый популярный, оптимальный по цене и скорости уничтожения метод. В большинстве современных офисов и организаций практика измельчения довольно распространена, притом что данный метод не приводит к загрязнению окружающей среды.

2. Сжигание.
Чаще всего сжигание осуществляется в специальном печном оборудовании. Уничтожение документов в специализированной печи – достаточно дорогостоящий и небезопасный для экологии подход, хотя с точки зрения безопасности данных и самый надежный. Утилизация бухгалтерской документации таким методом может осуществляться исключительно организациями, имеющими на данный вид деятельности соответствующие лицензии.

В целях повышения эффективности процедуры утилизации бухгалтерских документов рекомендуется применять несколько методов одновременно. К примеру, измельчение и отправка на вторичную переработку (дальнейшая химическая переработка).

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Штрафы

Попробуем разобраться, почему так важно осуществлять уничтожение бухгалтерских документов, следуя требованиям законодательства и установленным правилам. Обратимся к Кодексу об административных правонарушениях РФ. Нас интересует ст. 15.11 кодекса. Согласно положениям названой статьи, при условии нарушения сроков хранения или уничтожения документации ранее установленного законом времени может наступить административная и уголовная ответственность. Особенно в случае, когда преждевременная ликвидация стала причиной снижения налоговой базы, искажения отчетности (хотя бы одной строки на 10% и более). В таком случае ответственные лица могут подвергнуться штрафным санкциями. Их величина зависит от тяжести нарушения и может достигать 3 тысяч рублей (не менее 2 тысяч). В случае серьезных нарушений величина штрафа может достигнуть 0,5 миллиона рублей. Также могут применяться прочие санкции, к примеру арест (до 5 лет).

Этапы оказания услуги

Ликвидация значимых бухгалтерских документов осуществляется по следующему алгоритму:

1. Определение срока хранения и важности документов.
Процедура предполагает оценку посредством проведения специалистом экспертизы документов непосредственно по месту их нахождения. Она осуществляется в установленном законами порядке с визуальным осмотром каждого дела. Бумажные носители информации, сроки хранения которых не истекли или при условии, что они являются основой доказательной базой при рассмотрении в суде или при спорах с третьими лицами, должны быть оставлены на дальнейшее хранение в организации. Даже незначительная ошибка на данном этапе может стать причиной возникновения административной или уголовной ответственности, а также повлечь за собой убытки юридического лица.

2. Формирование акта о выделении документации для последующей утилизации.
Сам вид акта определен Правилами работы архива, утвержденными Росархивом. В нем отображаются все дела и иные носители информации, не подлежащие хранению, указываются даты их создания и окончания, общее количество, номер статьи и продолжительность хранения по перечню. Наличие акта необходимо. Он придаст законность процедуре уничтожения.

3. Утилизация.
Заключительный, но один из самых важных этапов. Настоящая процедура может осуществляться как силами собственника данных, так и специализированной архивной организацией. По факту уничтожения составляется еще один акт, в котором указываются вес, дата и место переработки бухгалтерской документации.

Преимущества «Делис Архив»

Почему стоит обратиться за услугами уничтожения бухгалтерских документов в компанию «Делис Архив»? Все просто!
Мы специализируемся на вывозе и утилизации документации, имеющей юридическую и бухгалтерскую значимость, а также содержащей коммерчески важные данные. Мы в совершенстве знаем архивное законодательство и технологию проведения экспертизы ценности дел. Помимо этого, будем строго сохранять предоставленные нам конфиденциальную и коммерческую информацию и данные на всех этапах взаимодействия. Все услуги выполняются точно в срок на основании договора.

Полезные материалы

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора
8 800 707 87 00Работаем по всей России