Каждая компания в процессе существования накапливает большое количество документов, а многие, помимо обычных бумаг, имеют также и множество анкет. Часто перед организацией встает вопрос последующей обработки накопленных бумажных архивов и перенесения их в электронный вид. Данная работа достаточно рутинная и требует много сил и времени, особенно если масштаб сканирования начинается от 500 тысяч листов. Существуют определенные этапы, которым необходимо следовать для эффективного сканирования.
Этапы проведения сканирования анкет и других документов
Первое – проведение сепарации документации, ведь во многих компаниях происходит хаотичное хранение анкет. Документы приводятся в порядок, снимаются скрепляющие элементы и после этого приступают к сканированию. Здесь могут возникнуть загвоздки: например, необходимо тщательно следить за качеством отсканированного документа, ведь если один уголок загнется или одна буква не войдет – анкета испорчена и непригодна для хранения в электронном виде.
Перед сканированием необходимо заранее позаботиться о высоком качестве изображения. Для этого применяются специальные программы и аппаратная обработка. Компьютерные программы смогут различить рукописные документы, а ведь многие анкеты заполняются от руки.
Важный этап в сканировании анкет – ввод данных, которые по каким-то причинам не распознаны компьютером. Необходимо не только проверить формат, но и правильность введенной информации. На этом этапе происходят автоматическая проверка качества, простановка кода.
Последняя стадия – сохранение документации на электронный носитель, сжатие, консолидация.
Способы сканирования
Сканирование документов проводится на профессиональном оборудовании, позволяющем делать работу качественно и быстро. Мощная техника достаточно проста в использовании, однако пройти краткое обучение перед началом работы необходимо. Это улучшит весь процесс и повысит итоговый результат. Существуют различные виды документации, в зависимости от них происходит выбор способа сканирования.
Существуют два современных способа провести обработку информации:
- Поточный. Идеально подходит для однотипных документов. Способ позволяет сканировать до 1000 листов в час, после чего их можно распечатать или занести в электронный архив. На качество скорость совершенно не влияет.
- Ручной. Используют тогда, когда документы нельзя расшифровать. Весь процесс совершается вручную.
Почему стоит доверять сканирование анкет профессионалам?
Многие компании стараются самостоятельно систематизировать информацию и перевести ее на электронный носитель. Даже при наличии профессионального оборудования это не так просто сделать. Каждый документ имеет свои тонкости, поэтому с ними должен работать специально обученный работник, который сможет посвящать данному делу рабочее время. Некоторые фирмы привлекают к этой работе сотрудников, что является ошибочным решением: от этого страдают коллектив и документация, а о качестве сканирования и речи нет.
В профессиональных компаниях, предоставляющих услуги по сканированию анкет, установлено программное обеспечение, которое невозможно скачать из интернета – его покупают и ежегодно продлевают лицензию. Оно отвечает за четкое распознавание текста, высокое качество отсканированного документа.
Специально обученные специалисты смогут правильно настроить программы и самостоятельно внести данные, пропущенные оборудованием, а каждый документ проверяется на наличие ошибок. Профессионалы смогут правильно сохранить информацию на электронный носитель.
Следует учесть, что многие компании, занимающиеся сканированием анкет, предоставляют услуги последующего уничтожения ненужных бумажных носителей. Поэтому нет смысла самостоятельно один-два раза в год переносить документацию в электронный архив, затрачивать немало средств на содержание дорогостоящего оборудования, программного обеспечения, если можно обратиться к профессионалам за качественными услугами.
Все благодарности
Смотреть отзывы
