Существует несколько обязательных условий, которые необходимо соблюдать для того, чтобы бизнес успешно существовал и развивался. Одним из таких фундаментов успешно построенного бизнеса являются грамотное ведение документооборота, обеспечение сохранности документов, а также оперативного доступа ко всей необходимой информации.
Важность документов нельзя недооценивать. Они являются не только частью ведения дел, но и непосредственно лицом компании. Каждая сформированная в процессе работы бумага несет в себе тот или иной характер и может являться основанием для многих операций, например для учета хозяйственных дел, расчета и начисления налогов, а иногда и основанием для возбуждения уголовного преследования.
Поэтому любой руководитель предприятия обязан обеспечить длительное хранение бумажных носителей информации в соответствующих условиях.
Всю документацию, сформированную в процессе существования фирмы, нужно хранить, а некоторые документы – даже после ликвидации фирмы, но не все руководители знают, где, как и сколько времени.
Зачастую в связи с незнанием всех нюансов в фирме организовывают текущее хранение документов как придется, заваливая склады коробками с папками, размещая неструктурированно на стеллажах и в кабинетах сотрудников.
Поиск документации при такой организации хранения становится невозможным. Но, как мы знаем, незнание законов не освобождает нас от ответственности, и в случае утери важной документации фирма может понести огромный урон, вплоть до прекращения ее деятельности и наложения огромных штрафов.
Продвинутые и крупные предприятия к вопросу организации хранилища подходят более осознанно. Под хранение бумаг выделяется офисное пространство, в котором поддерживаются необходимая температура и влажность, а также устанавливается дополнительный контроль за обеспечением сохранности бумаг. Как правило, при организации собственного архивного хранилища на предприятие берется специально обученный сотрудник, который отвечает за делопроизводство и ведение архива. Бумаги, передающиеся в архив, специально обрабатываются и прошиваются. Создаются номенклатура дел и опись документов для облегчения дальнейшего поиска нужных бумаг. Многие предприятия ушли еще дальше в этом вопросе и помечаю документы соответствующим по типу штрихкодом, занося все данные в систему. Такой подход в будущем намного ускорит поиск документов, особенно когда их очень много.
Помимо организации архивного хранения бумажный носителей, решением для сохранности документов может стать создание электронного архива документов. Особенно это ценно при условии, что архив бумажных носителей постоянно растет, а площади под хранение увеличивать невозможно или нецелесообразно.
Помимо экономии офисного пространства, электронный архив автоматизирует все процессы, связанные с занесением, учетом, хранением и оперативным поиском документации. Также внедрение электронного архива обеспечивает возможность быстрой передачи документации между отделами и даже филиалами предприятия, информацию легко выгрузить на рабочий компьютер в удобном формате или же отправить на печать.
С электронным архивом документов можно работать удаленно, а в случае непредвиденной проверки оперативно выгрузить всю запрошенную документацию по заданным параметрам за любой период.
Как уже говорилось выше, грамотно организованная работа с документами – это фундамент успешного бизнеса. Оперативный доступ, точность и актуальность информации, сохранность конфиденциальной информации – все это важные составляющие, которых можно достичь с внедрением информационных технологий в офис, а также организацией правильного хранения документов.
Самостоятельная организация любого архива, будь то электронный или бумажный, процесс трудоемкий и зачастую экономически невыгодный. Поэтому, как правило, организацию современного архива передают в стороннюю организацию под ключ.
Компания «Делис Архив» осуществляет услуги по хранению документов и организации электронного архива более 19 лет. Каждый проект реализуется по индивидуальным запросам. При организации бумажного хранения проект может включать в себя: полную подготовку к хранению (экспертизу, систематизацию, маркировку, упаковку в собственные короба, доставку в архивохранилище), опись документации и размещение в хранилище (с индивидуальным присвоением места хранения), обеспечение оперативного доступа к документам (в том числе и организация доставки необходимых документов в офис). Каждому клиенту предоставляется доступ в веб-кабинет. Хранение документов осуществляется в подготовленном, профессионально оборудованном архивохранилище, отвечающем всем международным стандартам, в том числе и банковской отрасли, а также оснащенным современными системами безопасности и пожаротушения.
При создании проекта по внедрению электронного архива наша компания предлагает своим клиентам полный спектр услуг – от подготовки бумаг, профессионального сканирования, обработки изображений, индексации и формирования книг до настройки всей системы и обучения персонала.
На сегодняшний день компанией «Делис Архив» внедрено более 100 электронных архивов, в том числе с интегрированием с системой АБС банков.
Организовать электронный архив документов или бумажный – решение исключительно за вами. Но доверить создание любого из них, пожалуй, лучше профессионалам. Заполните форму ниже для вызова нашего специалиста к вам в офис. Анализ объема работ и составление ТЗ бесплатно.
Все благодарности
Смотреть отзывы
