Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.
Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.
Порядок передачи документов в архив
Определение места хранения документов
Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:
-
хранение документов в офисе;
-
сдача документации на внеофисное хранение;
-
создание электронного архива.
Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.
Офисное хранение документов
Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.
Сдача документов на хранение вне офиса
Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.
Создание электронного архива
Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.
Подготовка документов для хранения в государственный архив
1. Экспертиза научно-практической ценности документов
Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.
2. Формирование дел
3. Оформление дел
На обложке дела должна присутствовать следующая информация:
-
наименование организации;
-
код структурного подразделения;
-
номер дела;
-
заголовок дела;
-
количество листов;
-
даты дела;
-
архивный шифр дела;
-
срок хранения дела.
Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.
4. Составление описей дел
Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.
5. Брошюровка (переплет)
Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.
6. Передача обработанных документов на хранение
После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.
Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании?
Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».
Как подготовить документы для сдачи в архив государства
Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.
После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.
Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.
Все благодарности
Смотреть отзывы
