Передача документов в архив на хранение

АВТОР

Редактор

10.12.2024

К порядку и условиям хранения документов, которые формируются в процессе работы любой компании, закон предъявляет жёсткие требования. Одни из них необходимо размещать во внутреннем архиве компании, а другие — передавать в государственное архивное учреждение. Это необходимо, чтобы не допустить потери важной информации. Рассказываем, как предприятию вести архивное дело и как передать документы в архив на хранение.

Что такое архив и какие документы в нём хранят

Архив — структурное подразделение, отвечающее за организацию и ведение архивного дела в организации. Архивохранилище — место, где хранят архивные документы. Таковыми признают не все документы компании, а только те, которые соответствуют признакам, установленным законом (п. 2 ст. 3 № 125-ФЗ, п. 12 приказа Росархива № 77):

Имеют реквизиты для идентификации. Это может быть наименование, дата, номер и другие.

Содержат ценную информацию для сотрудников, компании, общества, государства.
Должны иметь установленный срок хранения более 10 лет. Ориентироваться нужно на сроки, определённые приказом Росархива № 236.

Закончены делопроизводством. Это значит, что использование документов в текущей работе прекращено и они добавлены в дело. К примеру, таковым может считаться приказ после исполнения поручений, содержащихся в нём.

На заметку! Документ признают законченным делопроизводством с 1 января года, идущего за тем, в котором прекращено его использование. А передачу документов на архивное хранение нужно провести не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства (п. 47 приказа № 77). К примеру, если использование документа завершено в 2024 году, то передавать в архив его можно с 01.01.2026 года.

Если документ не соответствует хотя бы одному из вышеперечисленных признаков, то архивным он признан не будет. К примеру, если по закону срок его хранения — 5 лет. Дела, содержащие такие документы, после их окончания в текущем делопроизводстве на хранение не передают, а обычно оставляют в структурном подразделении компании, в котором были сформированы. По истечении срока хранения документ может быть уничтожен.

Архивные документы держат в специально отведённом месте, которое обеспечивает их сохранность и конфиденциальность. Это может быть внутреннее хранилище организации. Обычно его оснащают в отдельном здании или помещении, а при отсутствии таковых дела могут быть размещены в запирающиеся шкафы и сейфы (п. 77 приказа № 77).

Отметим, что к условиям размещения документов во внутреннем хранилище фирмы предъявляют довольно много требований: к пожарной безопасности, охране, санитарно-гигиеническому режиму, температуре воздуха, влажности. К примеру, чтобы документы вдруг не испортила вода, в помещении не должно быть коммуникаций по подаче или отводу воды. Рекомендуемая температура воздуха для бумажных носителей — 17–19 °C, а для электронных — 8–18 °C.

Также документы компании могут храниться в муниципальном или государственном архиве. Обычно для коммерческой фирмы поводом сдачи документов на постоянное хранение являются ликвидация и банкротство. В этом случае передача документов в архив — довольно сложная и долгая процедура, включающая несколько этапов подготовки к архивированию.

Из-за отсутствия подходящего места для хранения документов, сложности процедуры передачи и высокого риска ошибок многие организации предпочитают обращаться в негосударственные архивные компании. Такие организации располагают необходимыми условиями для хранения любых видов носителей информации и могут взять на себя все этапы по подготовке документов к архивированию.

Как передать документы во внутренний архив компании

Чтобы передать архивную документацию во внутреннее архивохранилище, потребуется пройти перечисленные ниже этапы:

Определить список документов, которые надо отправить в архив. Для этого экспертной комиссией (ЭК) проводится экспертиза ценности документов. В ЭК входят несколько сотрудников компании — это может быть руководитель службы делопроизводства, кадрового отдела, главный бухгалтер. Чтобы учредить ЭК, руководствуйтесь примерным Положением по приказу Росархива № 43. Экспертиза проводится ежегодно.
Провести упорядочение и подготовить описи дел. Все необходимые действия обычно осуществляет сотрудник, имеющий опыт в архивном деле. Он проводит отбор документов, подлежащих хранению, формирует их в дела, осуществляет переплёт и оформляет обложки по правилам Росархива. По итогам его работы должны быть составлены описи на дела, подлежащие постоянному (при наличии таковых), долговременному и временному (более 10 лет) хранению. Данные описи согласует экспертная комиссия организации, а далее утверждает её руководитель.
Составить график передачи дел в архив, который подписывает руководитель. Он также согласовывается с руководителями структурных подразделений компании, откуда передаются документы.
Провести фактическую передачу документов в архив компании. Принимает документацию уполномоченное лицо архива в присутствии работника подразделения, из которого направлены документы. В каждом экземпляре описи ставится отметка о приёме дела. Фиксируются количество принятых дел и дата приёма.

В процессе приёма проверяют (п. 74 приказа №77):

соответствие заголовков документов описям, содержанию документации;
правильность оформления, классификации документации по делу;
качество подшивки, переплёта;
правильность нумерации листов в деле;
правильность оформления внутренней описи (при наличии таковой);
качество и оформление обложки;
наличие и качество заполнения листа-заверителя.

Если что-то не так, сотрудник структурного подразделения исправляет недоработки, а затем повторно приносит документы в архив организации.

Основные правила работы внутреннего архива

Компании важно не только правильно создать и наполнить своё архивное хранилище, но и вести без ошибок учёт размещённых единиц хранения. Работая с документами из структурных подразделений, сотрудникам внутреннего архива компании стоит ориентироваться на правила приказа № 77. Вот некоторые из них:

Текущая работа по приёмке и выдаче дел ведётся с использованием специальной книги учёта, а также листа фонда, образцы которых приведены в приложениях № 23, 24. Работники, отвечающие за архив, в конце года подсчитывают, сколько дел было принято (выдано) в течение года (п. 120).

Регулярно проводится проверка наличия архивной документации в сейфах, шкафах, на стеллажах (п. 97, 98). Периодичность плановой — не реже одного раза в 10 лет. Но могут быть и внеплановые ревизии, если ответственным за архив назначен другой работник, фирма реорганизована, документы массово перемещаются в другое место по причине ЧС или их нужно передать в государственный (муниципальный) архив.

В ходе ревизии проверяют не только наличие архивных документов, но и их состояние. Если обнаружен неисправимо повреждённый документ и его невозможно восстановить, об этом составляется акт. Соответствующие изменения вносятся в учётные документы (п. 105–106).

Выдают документы из архива на основании письменных запросов. Они могут поступать от сотрудников фирмы — служебный запрос, заявка. Или от сторонних организаций — заявление. Выдача удостоверяется актом (приложение № 21). Срок использования работником фирмы документа из архива не превышает 1 месяц. После документацию сдают обратно. При необходимости руководитель компании может продлить указанный срок.

На заметку! Когда дело временно отсутствует в архиве, на его месте должна быть размещена карта-заместитель (приложение № 22).

Возможна транспортировка архивной документации в другое место, если в этом появляется потребность (п. 112). Работник, уполномоченный вести архив, участвует в перевозке документов лично.

Также сотрудники архива следят за температурой, влажностью, соблюдением санитарно-гигиенического режима в помещении (п. 92, 93).

Как передавать документы в государственный (муниципальный) архив

Когда у компании появляется необходимость передать документы в госархив, процесс их приёма будет состоять из нескольких этапов. Возьмём за пример ликвидацию фирмы:

Проведение экспертизы ценности документов и её отбор для последующей передачи в архивное учреждение.
Формирование дел из россыпи документов, переплёт и оформление обложки, подготовка описи, предисловий к ним и исторической справки. (п. 220 Правил). Для передачи отбирают документы: отнесённые к Архивному фонду Российской Федерации (при их наличии), по личному составу, а также с временным сроком хранения более 10 лет.
Обращение в архив по месту регистрации юридического лица. Нужно предоставить заявление. Может потребоваться копия решения о ликвидации (или признании юрлица банкротом).
Работа с куратором, назначенным из числа сотрудников архивного учреждения. Он проверит, правильно ли проведена подготовка по передаче дел в архив. При необходимости даст указания по исправлению недостатков. Его задача — помочь вам привести дела к стандартам и требованиям — только так вы добьётесь положительного решения экспертной комиссии архива и сдадите документы. После куратора может быть инициирована дополнительная проверка экспертом госархива (но не всегда).
Проверка экспертно-проверочной комиссией при архивном учреждении. Отметим, что ЭПК проводит заседания по утверждённому графику, обычно раз в месяц.
Заключение договора с архивным учреждением, когда будет принято положительное решение о приёме документов в архив. Оплата госпошлины за каждое учтённое в описи дело.
Передача документов в архив на хранение с оформлением акта приёма-передачи в двух экземплярах. К актам прилагаются четыре бумажных экземпляра описи и один в электронном формате (согласованном с архивным учреждением). Один экземпляр акта и описи остаются в компании — они будут подтверждать выполнение ликвидируемым юрлицом обязанности по п. 10 ст. 23 № 125-ФЗ.

Если ваша компания нуждается в правильной организации хранения документов в Москве или другом городе РФ, архивная компания «Делис Архив» готова помочь решить эту задачу. Мы возьмём на себя все хлопоты по подготовке документов к архивированию и их передаче в любой государственный или муниципальный архив, организуем правильный учёт каждого дела. Позвоните нам или закажите звонок на сайте — и наш сотрудник подробно расскажет об условиях сотрудничества.