Внедрение электронного архива значительно ускоряет операционные процессы на уровне отдельных сотрудников, структурных подразделений и бизнеса в целом, увеличивая его рентабельность.
При создании электронного архива стоит уделять особое внимание не только организации процесса, но и многим техническим моментам, к которым относится вопрос индексации документов.
В организациях, где входящий и исходящий документооборот достигает колоссальных объемов, индексация внутри архива – незаменимый инструмент, который позволяет сделать его гибким, удобным для поиска и коррекции данных, вносимых в систему. Это значительно экономит время пользователей электронным архивом благодаря его четкой структуризации.
Какими достоинствами обладает индексация?
Структуризация электронного архива посредством индексации необходимых полей дает возможность пользователям ощутить ряд преимуществ:
1. Современные компании применяют различные способы документооборота, зачастую используются электронные и бумажные документы. Благодаря индексации все необходимые данные можно поместить в единую систему, что исключит необходимость поиска бумажных договоров, соглашений и писем и позволит различным подразделениям использовать документ в работе одновременно.
2. Система индексации основана на присвоении ID каждому документу, прошедшему сканирование. После процесса сканирования проводится индексирование полей. Электронный архив может быть не только в компьютере у сотрудников, но и в мобильных устройствах благодаря возможностям облачной организации системы. Поэтому самые точные данные при наличии доступа могут быть получены в любом месте.
3. Индексируются именно те поля, которые необходимы для работы конкретной организации, связанные со спецификой ее деятельности. Например, для компании, оказывающей услуги аутсорсинга в области бухгалтерского сопровождения, важно, чтобы в системе поиска можно было ввести ИНН, ОГРН, КПП клиента. Система электронного архива организуется, отталкиваясь от производственных потребностей компании, благодаря чему, необходимые параметры поиска становятся доступными.
Процедура индексации
Одним из первых этапов при организации электронного архива является определение набора данных, которые должны распознаваться в системе.
В общепринятый стандарт входят дата, номер документа, данные контрагента, сумма договора или счета. Они могут быть дополнены местом заключения сделки. Это позволяет за считаные секунды получить сведения о произведенной операции и контрагенте. Функция актуальна для выставления повторного счета.
В процессе индексирования документов устанавливаются нужные данные, создаются типовые маски, настраиваются нейросети, позволяющие их выделить в процессе сканирования. Таким образом, система самостоятельно считывает и распознает заданную пользователем информацию. Если в документообороте компании имеют место документы, написанные от руки, то применяется ручной ввод данных.
Точность сведений при индексации обеспечивается путем верификации данных и сверки, определенных в начале работы. При ручном вводе данных осуществляется двойной ввод сведений.
При создании электронного архива важно учитывать, что количество индексируемых полей – фактор, влияющий на стоимость проекта сканирования и технического обслуживания системы. Однако данные вложения окупаются предприятиями в первый год пользования системой благодаря повышению эффективности работы сотрудников и отделов.
Все благодарности
Смотреть отзывы
