Документы являются основой деятельности любой организации, поскольку именно они содержат данные о каждой значимой операции. Однако, как показывает практика, такая информация может стать объектом поиска не только сотрудников организации, но и некоторых органов, обладающих правом санкционированного изъятия документов.
Среди мероприятий, в рамках которых возможно легальное изъятие документов, можно выделить процедуры, осуществляемые в ходе административного и уголовного процессов, а также работу контрольных органов, в частности налоговых, таможенных и некоторых других.
Изъятие документов налоговыми органами
В рамках контрольной деятельности налоговые органы имеют право производить выемку документов у налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента при проведении налоговых проверок в случаях, когда есть достаточные основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены (п. 3 ст. 31 НК РФ; ст. 7 Закона РФ от 21.03 1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации»).
Порядок изъятия документов налоговыми органами определяется только Налоговым кодексом РФ. Это требование действует с момента вступления в силу (с 1 января 2007 года) изменений к закону от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации».
Изъятие документов в порядке налогового контроля называется выемкой (ст. 94 НК РФ). Выемка не может быть произведена вне рамок выездной налоговой проверки (п. 1 ст. 94 НК РФ). Она возможна, если налогоплательщик в рамках выездной налоговой проверки не предоставил налоговому органу затребованные должностным лицом налогового органа документы в пятидневный срок. Кроме того, налоговый орган должен предъявить постановление о производстве выемки, подписанное руководителем или его заместителем.
Порядок проведения выемки документов:
- до начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности;
- должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно;
- при отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов;
- изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности – стоимости предметов.
Помимо этого, существует ряд специальных правил, касающихся проведения выемки:
- не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время;
- выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист;
- не подлежат изъятию документы и объекты, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол (ст. 99 НК РФ).
Первичные бухгалтерские документы также имеют специальный режим их изъятия. В соответствии с п. 8 ст. 9 Федерального закона РФ от 21,11.1996 г № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.
Копии или подлинники?
Важно отметить, что изыматься должны копии документов. Подлинники изымаются, если у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ).
Если изымаются подлинники, при изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом уполномоченного органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия (п. 8 ст. 94 НК РФ).
В случае если по истечении пяти дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления.
Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе.
Несоблюдение должностными лицами государственной налоговой инспекции порядка выемки (изъятия) документов или оформления протокола может послужить поводом к обжалованию в суде. В судебной практике существуют случаи, когда суд принимал сторону налогоплательщиков.
Изъятие документов таможенными и другими органами
В соответствии с п. 1 ст. 34 НК РФ таможенные органы при проведении проверок в отношении налогов, подлежащих уплате в связи с перемещением товаров через таможенную границу РФ, имеют права налоговых органов.
При выявлении в ходе проверки фактов совершения подлога документов, при наличии достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, проверяющие обязаны изъять указанные документы. Об изъятии документов составляется акт изъятия документов.
В акте изъятия документов при необходимости дается более полная характеристика изымаемого документа: дата составления, номер, кем выдан, количество листов и другие данные по усмотрению проверяющего, которые позволили бы в дальнейшем точно идентифицировать изъятый документ и его принадлежность к финансово-хозяйственным операциям проверяемого экономического субъекта.
Проверяемому лицу должна быть предоставлена возможность сделать копии изымаемых документов, которые должны быть помещены в дела проверяемого экономического субъекта вместо изъятых оригиналов документов, о чем делается отметка в акте изъятия документов.
Проверяемое лицо имеет право при выемке документов делать замечания, которые по его требованию должны быть внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы и прошнурованы.
Акт изъятия документов подписывается руководителем группы и должностным лицом проверяемого экономического субъекта. В случае отказа должностного лица от подписания акта изъятия документов об этом делается соответствующая запись.
Акт изъятия документов составляется в двух экземплярах, из которых первый экземпляр приобщается к материалам проверки, а второй экземпляр вручается представителю проверяемого экономического субъекта.
Изъятие документов в соответствии с производством выемки осуществляется правоохранительными органами в качестве вещественных доказательств в порядке, предусмотренном ст. ст. 182, 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ, ст. 94 Налогового кодекса РФ.
Выдача изымаемых документов производится с уведомлением начальника таможенного органа на основании мотивированного постановления уполномоченного должностного лица компетентного органа или судебного решения в присутствии понятых и с составлением протокола выемки. Изъятые документы перечисляются в протоколе выемки.
Копия (или второй экземпляр) протокола выемки документов формируется в дело таможенного органа в соответствии с номенклатурой дел.
Протоколы выемки документов хранятся до истечения срока хранения документов, внесенных в протокол, после чего на заседании экспертной комиссии таможенного органа принимается решение о включении дел с протоколами выемки в акт об уничтожении.
Требования инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах
На место документов, изъятых по протоколу выемки, в дела подшиваются заверенные копии выданных документов (п. 9.3.2 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утвержденной Приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160 (далее Типовая инструкция)).
Во внутренние описи этих дел и в листы-заверители вносятся дополнения, отражающие замену подлинных документов копиями со ссылкой на соответствующий акт (протокол выемки документов) (п. 9.2.13 Типовой инструкции).
При выдаче целых дел копирование документов, из которых состоит дело, как правило, не производится. Выдача таких дел оформляется в соответствии с п. 11.5 Типовой инструкции.
В соответствии со ст. 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.
При возврате документов и дел, изъятых правоохранительными органами в качестве вещественных доказательств, должностным лицом таможенного органа, ответственным за работу архива, осуществляется проверка состояния возвращаемых дел и документов и их соответствие документам, указанным в протоколе выемки, в присутствии лица, возвращающего документы (п. 11.5.9 Типовой инструкции).
При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов должностным лицом таможенного органа, ответственным за работу архива, составляется акт в соответствии с п. 11.5.9 Типовой инструкции. Возвращенные документы подшиваются в дела с одновременным изъятием копий. В книге выдачи дел, во внутренней описи дела и в листе-заверителе дела делается отметка о возврате документов.
Другие органы при выполнении контрольной деятельности
Исполнение бюджета
Счетная палата(ст. 26 Федерального закона от 11.01.1995 № 4-ФЗ «О Счетной палате Российской Федерации») имеет право изымать документы при проведении контроля за исполнением бюджета: инспекторы Счетной палаты при выполнении своих служебных обязанностей по проведению бюджетно-финансового контроля имеют право:
- беспрепятственно посещать государственные органы, предприятия, учреждения и организации, банки и иные кредитно-финансовые учреждения независимо от форм собственности, воинские части и подразделения;
- входить в любые производственные, складские, торговые и канцелярские помещения, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации;
- опечатывать кассы, кассовые и служебные помещения, склады и архивы, а при обнаружении подделок, подлогов, хищений и злоупотреблений изымать необходимые документы, оставляя в делах акт изъятия и копии или опись изъятых документов.
Драгоценные металлы и камни
Органы государственного контроля за геологическим изучением и разведкой месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней, их добычей, производством, использованием и обращением могут изымать документы, содержащие соответствующие сведения, в соответствии с Федеральным законом от 26.03.1998 № 41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» (ст. 28), а именно проверять бухгалтерские документы, нормативно-технические и иные документы, содержащие сведения о получении, о расходовании, об учете, о хранении драгоценных металлов и драгоценных камней, их лома и отходов, опечатывать указанные документы в случаях, если предполагается возможность их утраты или искажения содержащихся в них сведений, до завершения проверки и (или) принятия решения об изъятии указанных документов.
Объекты культурного наследия
Могут изыматься объекты культурного наследия в соответствии с Федеральным законом от 25.06.2002 № 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия, памятниках истории и культуры народов Российской Федерации» по решению суда.
В случае если собственник объекта культурного наследия, включенного в реестр, либо земельного участка, в пределах которого располагается объект археологического наследия, не выполняет требований к сохранению объекта культурного наследия или совершает действия, угрожающие сохранности данного объекта и влекущие утрату им своего значения, на него может быть подан иск об изъятии у собственника бесхозяйственно содержимого объекта культурного наследия, включенного в реестр, либо земельного участка, в пределах которого располагается объект археологического наследия.
Ценные бумаги
Если, например, в организации хранятся ценные бумаги (или другое имущество должника), они могут быть арестованы и изъяты судебными приставами-исполнителями в соответствии с Федеральным законом РФ от 21.07.1997 № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве» как имущество должника, находящееся у других лиц. В этом случае должно быть предъявлено определение суда об обращении взыскания на имущество должника, находящееся у других лиц.
В соответствии с главой 4 ГК РФ защита исключительных прав может быть обеспечена изъятием материального носителя у изготовителя, импортера, хранителя, перевозчика, продавца, иного распространителя, недобросовестного приобретателя.
Когда бумаги рассматриваются не как информация, а как имущество, действует статья 35 Конституции РФ о том, что лицо может быть лишено своего имущества только по решению суда.
Изъятие в ходе административного процесса
В рамках производства по делу об административном правонарушении документы могут быть изъяты в соответствии с пп. 4 п. 1 ст 27.1 КоАП РФ. Изъятие документов в этом случае производится должностным лицом, уполномоченным составлять протоколы об административном правонарушении в порядке, определенном ст. 27.10 КоАП РФ.
Изъятие документов рассматривается как мера обеспечения производства по делу об административном правонарушении для обеспечения своевременного и правильного рассмотрения дела об административном правонарушении и исполнения принятого по делу постановления.
Вред, причиненный незаконным применением мер обеспечения производства по делу об административном правонарушении, подлежит возмещению в порядке, предусмотренном гражданским законодательством.
Перечень лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях, включает около 90 пунктов. Однако должны присутствовать двое понятых. Об изъятии вещей и документов составляется протокол. Протокол об изъятии вещей и документов подписывается должностным лицом, его составившим, лицом, у которого изъяты вещи и документы, понятыми.
Ситуацию изъятия хранящихся у вас документов в качестве обеспечительной меры при производстве по делам об административном правонарушении можно рассматривать как несколько экзотическую, поскольку такие документы должны быть обнаружены на месте совершения административного правонарушения либо при осуществлении личного досмотра, досмотра вещей, находящихся на физическом лице, и досмотра транспортного средства.
Изъятие в ходе уголовного процесса
При производстве по уголовному делу в рамках дознания или предварительного следствия (вместе – предварительное расследование) документы могут быть изъяты в рамках обыска (ст. 182 УПК РФ), выемки (ст. 183 УПК РФ), личного обыска (ст. 1В4 УПК РФ).
Предварительное расследование проводится следователями и дознавателями в рамках предварительного следствия или дознания.
К органам дознания относятся:
- органы внутренних дел Российской Федерации;
- органы Федеральной службы безопасности;
- федеральные органы государственной охраны;
- таможенные органы;
- служба внешней разведки;
- Федеральная служба исполнения наказаний;
- Главный судебный пристав Российской Федерации, главный военный судебный пристав, главный судебный пристав субъекта Российской Федерации, их заместители, старший судебный пристав, старший военный судебный пристав, а также старшие судебные приставы Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
- командиры воинских частей, соединений, начальники военных учреждений или гарнизонов;
- органы государственного пожарного надзора федеральной противопожарной службы.
Обыск проводится на основании постановления следователя или дознавателя. Однако о выемке и изъятии документов, содержащих информацию о вкладах и счетах в банках и других кредитных учреждениях, должно быть решение суда (Определение Конституционного суда РФ от 19.01.2005 10-О).
До начала обыска следователь предъявляет постановление о его производстве или судебное решение, разрешающее его производство. Следователь предлагает добровольно выдать подлежащие изъятию предметы, документы и ценности, которые могут иметь значение для уголовного дела. Если они выданы добровольно и нет оснований опасаться их сокрытия, то следователь вправе не производить обыск.
При производстве обыска могут вскрываться любые помещения, если владелец отказывается добровольно их открыть. При этом не должно допускаться не вызываемое необходимостью повреждение имущества.
Следователь вправе запретить лицам, присутствующим в месте, где производится обыск, покидать его, а также общаться друг с другом или иными лицами до окончания обыска.
Изъятые предметы, документы и ценности предъявляются понятым и другим лицам, присутствующим при обыске, и в случае необходимости упаковываются и опечатываются на месте обыска, что удостоверяется подписями указанных лиц.
При производстве обыска вправе присутствовать защитник, а также адвокат того лица, в помещении которого производится обыск.
При производстве обыска составляется протокол. Если в ходе обыска были предприняты попытки уничтожить или спрятать подлежащие изъятию предметы, документы или ценности, то об этом в протоколе делается соответствующая запись и указываются принятые меры.
Копия протокола вручается под расписку представителю администрации организации, в помещении которой был проведен обыск.
Выемка документов производится, когда точно известно место их нахождения. Выемка документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения. Согласно Определению Конституционного суда РФ от 02.03.2006 № 54-0 выемка документов, содержащих аудиторскую тайну, производится на основании судебного решения.
До начала выемки следователь предлагает выдать предметы и документы, подлежащие изъятию, а в случае отказа производит выемку принудительно.
Если постановление о производстве выемки предъявляется следователем или дознавателем, документы будут изъяты.
Основания и порядок производства выемки УПК РФ
- При необходимости изъятия определенных предметов и документов, имеющих значение для уголовного дела, и если точно известно, где и у кого они находятся, производится их выемка.
- Выемка производится в порядке, установленном статьей 182 настоящего Кодекса, с изъятиями, предусмотренными настоящей статьей.
- Выемка предметов и документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, производится следователем с санкции прокурора.
- Выемка документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения, принимаемого в порядке, установленном статьей 165 настоящего Кодекса.
Изъятие оригиналов документов (в том числе журнальной ленты банкомата) осуществляется в рамках следственных действий – обыска и (чаще всего) выемки, порядок проведения которых регламентирован ст. ст. 29, 165, 182 и 183 УПК РФ.
По общему правилу выемка документов осуществляется на основании постановления следователя о ее проведении. Исключения из этого правила установлены законодательством в целях защиты интересов граждан.
Согласно п. 7 ч. 2 ст. 29 УПК РФ только суд (в том числе в ходе досудебного производства) правомочен принимать решения о производстве выемки предметов и документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, а также предметов и документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях.
Дополнительную информацию о том, какие мероприятия проводятся при изъятии документов в рамках контрольной и оперативно-розыскной деятельности, вы можете узнать, ознакомившись с полным текстом доклада "Изъятие документов: порядок и советы.pdf".
Татьяна Войцехович
Ведущий эксперт компании «Делис Архив»
Изъятие документов: порядок и советы.pdf
Все благодарности
Смотреть отзывы
