Изъятие документов: порядок и советы.pdf
Документы являются основой деятельности любой организации, поскольку именно они содержат данные о каждой значимой операции. Однако такая информация может стать объектом поиска не только сотрудников организации, но и органов, обладающих законным правом требовать, изымать или арестовывать документы.
Среди процедур, в рамках которых возможно изъятие документов, выделяются мероприятия налогового и таможенного контроля, производство по делам об административных правонарушениях, исполнительное производство, а также обыск и выемка в уголовном процессе. Основание, порядок оформления, возможность получить копии и условия возврата документов зависят от вида производства.
Изъятие документов налоговыми органами
В рамках налогового контроля налоговые органы вправе производить выемку документов и предметов у налогоплательщика, плательщика сбора, плательщика страховых взносов или налогового агента. Право реализуется в случаях и порядке, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации. Закон РФ от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации» продолжает действовать, однако порядок налоговой выемки определяется прежде всего НК РФ.
Изъятие документов в порядке налогового контроля называется выемкой. Согласно статье 94 НК РФ она проводится в рамках выездной налоговой проверки. Выемка возможна, если налогоплательщик отказался представить затребованные документы либо не представил их в установленный срок, а также когда имеются достаточные основания полагать, что документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены.
Основной срок представления документов по требованию налогового органа составляет десять рабочих дней со дня получения требования, если специальный срок не установлен статьёй 93 НК РФ.
Выемка производится на основании мотивированного постановления должностного лица, осуществляющего выездную налоговую проверку. Постановление должно быть утверждено руководителем соответствующего налогового органа или его заместителем.
Порядок проведения выемки документов
-
до начала выемки должностное лицо предъявляет постановление и разъясняет присутствующим их права и обязанности;
-
лицу, у которого проводится выемка, сначала предлагают добровольно выдать указанные документы и предметы; при отказе выемка производится принудительно;
-
при отказе открыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо вправе вскрыть их, не допуская повреждений, не вызываемых необходимостью;
-
изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков;
-
выемка не проводится в ночное время;
-
выемка проводится в присутствии понятых и лица, у которого изымаются документы и предметы; при необходимости приглашается специалист;
-
не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
О производстве выемки составляется протокол по правилам НК РФ. Замечания присутствующих лиц подлежат внесению в протокол или приобщению к нему.
Для бухгалтерских документов действует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Если документы бухгалтерского учёта изымаются в соответствии с законодательством, копии, изготовленные в установленном порядке, включаются в состав бухгалтерских документов организации.
Копии или подлинники
По общему правилу при налоговой выемке изымаются копии документов. Подлинники могут быть изъяты, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий либо имеются достаточные основания полагать, что подлинники будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены.
При изъятии подлинников с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого документы изъяты. Если изготовить или передать копии одновременно невозможно, налоговый орган обязан передать их в течение пяти дней после изъятия.
Если заверенные копии не переданы в течение пяти дней, в следующие три дня их направляют заказным почтовым отправлением. В протоколе указывают номер почтового отправления. Копии направляются по адресу организации или месту жительства физического лица, указанному в протоколе.
Нарушение порядка выемки или оформления протокола может стать основанием для обжалования действий налогового органа и оценки допустимости полученных доказательств.
Изъятие документов таможенными и другими органами
Согласно статье 34 НК РФ таможенные органы пользуются правами и несут обязанности налоговых органов по взиманию налогов при перемещении товаров через таможенную границу Евразийского экономического союза.
Общие правила таможенного контроля установлены Федеральным законом от 03.08.2018 № 289-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и Таможенным кодексом ЕАЭС. При проверке таможенных, иных документов и сведений таможенный орган вправе запросить документы и пояснения, а проверяемое лицо обязано представить их в установленный срок. Порядок проверки после выпуска товаров регулируется, в частности, статьёй 225 Закона № 289-ФЗ.
Сам факт обнаружения признаков подлога не означает, что любые документы могут быть изъяты по произвольной процедуре. Конкретное изъятие оформляется по нормам того производства, в котором оно проводится: налогового, административного, уголовного либо иного предусмотренного законом процесса. В документе, служащем основанием для изъятия, должны быть указаны полномочия должностного лица и предмет изъятия.
При передаче подлинников организации следует зафиксировать их наименование, дату, номер, количество листов и иные признаки, позволяющие точно идентифицировать документ. Необходимо получить экземпляр протокола, акта или иного документа, которым оформлено изъятие, а также заверенные копии, если их предоставление предусмотрено применимой процедурой.
Требования к делопроизводству и архивному хранению в таможенных органах
В настоящее время применяется приказ ФТС России от 26.10.2022 № 900 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в территориальных органах ФТС России и организациях, находящихся в ведении ФТС России».
Архивная работа также ведётся с учётом Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. На место выданных подлинников помещаются заверенные копии, а выдача и возврат фиксируются в учётных документах организации. Конкретный порядок определяется действующей инструкцией и номенклатурой дел.
Согласно статье 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату собственнику или владельцу после вступления в законную силу приговора либо иного судебного решения, а также после прекращения дела, если возврат не противоречит законодательству.
При возврате документов рекомендуется проверить комплектность и состояние дел по протоколу изъятия. Недостача листов, повреждения и иные расхождения оформляются актом. После возврата подлинники помещаются в дела, а временно подшитые копии изымаются либо сохраняются по правилам делопроизводства с отметкой о статусе документа.
Другие органы при выполнении контрольной деятельности
Исполнение федерального бюджета
Полномочия Счётной палаты регулирует Федеральный закон от 05.04.2013 № 41-ФЗ «О Счётной палате Российской Федерации».
По статье 36 действующего закона инспекторы Счётной палаты при проведении контрольных мероприятий имеют доступ к необходимым документам. При выявлении подделок, подлогов, хищений и злоупотреблений они вправе изымать необходимые документы, оставляя акт изъятия и копии изъятых документов либо их опись. При обнаружении признаков преступления инспекторы могут опечатывать кассы, кассовые и служебные помещения, склады и архивы.
Драгоценные металлы и драгоценные камни
Государственный контроль в сфере драгоценных металлов и драгоценных камней осуществляется с учётом Федерального закона от 26.03.1998 № 41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» и законодательства о государственном контроле.
Контролирующие органы вправе запрашивать и проверять документы в пределах компетенции и по процедурам действующего законодательства. Для изъятия документов требуется отдельное процессуальное основание, например норма КоАП РФ, УПК РФ или законодательства о государственном контроле, применимая к конкретной проверке.
Объекты культурного наследия
В данном случае речь идёт не об изъятии документов организации, а об изъятии самого объекта культурного наследия или земельного участка. Если собственник бесхозяйственно содержит объект культурного наследия, включённый в реестр, либо земельный участок с объектом археологического наследия, суд может принять решение об их изъятии в порядке статьи 54 Федерального закона от 25.06.2002 № 73-ФЗ и статьи 240 ГК РФ.
Ценные бумаги и иное имущество должника
Исполнительное производство регулирует Федеральный закон от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».
Имущество должника, в том числе ценные бумаги, может быть арестовано и изъято судебным приставом-исполнителем. В зависимости от ситуации применяются статьи 77, 80, 82 и 84 Закона № 229-ФЗ: обращение взыскания на имущество у третьих лиц, арест имущества, арест ценных бумаг и изъятие имущества. Судебный акт требуется в случаях, прямо предусмотренных законом, в частности при обращении взыскания на имущество должника у третьих лиц с учётом исключений статьи 77.
Защита исключительных прав регулируется частью четвёртой ГК РФ. По пункту 4 статьи 1252 ГК РФ материальный носитель, изготовление, распространение или иное использование которого нарушает исключительное право, считается контрафактным и по решению суда подлежит изъятию из оборота и уничтожению без компенсации, если законом не предусмотрено иное.
Когда документы или ценные бумаги рассматриваются не только как носители информации, но и как имущество, необходимо учитывать статью 35 Конституции Российской Федерации и специальные процессуальные нормы. Конституционная гарантия судебной защиты не отменяет предусмотренные законом временный арест, выемку и иные обеспечительные меры.
Изъятие в ходе административного процесса
В производстве по делу об административном правонарушении изъятие вещей и документов является мерой обеспечения производства по делу — пункт 4 части 1 статьи 27.1 КоАП РФ. Порядок регулирует статья 27.10 КоАП РФ.
Изъятие применяется для своевременного и правильного рассмотрения дела и исполнения принятого постановления. Вред, причинённый незаконным применением мер обеспечения, возмещается по правилам гражданского законодательства.
Изъятие проводит должностное лицо, уполномоченное КоАП РФ. Процедура фиксируется в присутствии двух понятых либо с применением видеозаписи.
Об изъятии составляется отдельный протокол либо делается запись в протоколе о доставлении, осмотре места совершения правонарушения или административном задержании. Протокол подписывают составившее его должностное лицо и лицо, у которого изъяты вещи и документы; понятые подписывают протокол, если они участвовали. Копия протокола вручается лицу, у которого произведено изъятие, или его законному представителю.
При изъятии документов с них изготавливаются копии. Если копии невозможно изготовить одновременно, должностное лицо передаёт их в течение пяти дней; при непередаче в этот срок заверенные копии в течение трёх дней направляются заказным почтовым отправлением с записью об отправлении в протоколе.
Документы обычно обнаруживаются на месте совершения административного правонарушения либо при личном досмотре, досмотре вещей или транспортного средства. Для организации важно проверить, относится ли документ к предмету дела, и получить копию процессуального документа об изъятии.
Изъятие в ходе уголовного процесса
При производстве по уголовному делу документы могут быть изъяты в рамках обыска по статье 182 УПК РФ, выемки по статье 183 УПК РФ или личного обыска по статье 184 УПК РФ.
Предварительное расследование проводится следователями и дознавателями. Действующий перечень органов дознания установлен статьёй 40 УПК РФ.
-
органы внутренних дел Российской Федерации и входящие в их состав территориальные и линейные управления, отделы, отделения и пункты полиции, а также иные органы исполнительной власти, наделённые полномочиями по осуществлению оперативно-розыскной деятельности;
-
органы принудительного исполнения Российской Федерации;
-
начальники органов военной полиции Вооружённых Сил Российской Федерации, командиры воинских частей, соединений, начальники военных учреждений и гарнизонов;
-
органы государственного пожарного надзора федеральной противопожарной службы.
Обыск
Обыск проводится, когда имеются достаточные данные полагать, что в определённом месте или у определённого лица могут находиться орудия, оборудование или иные средства совершения преступления, предметы, документы и ценности, имеющие значение для уголовного дела. Общим основанием служит постановление следователя; в случаях, перечисленных статьёй 29 УПК РФ, требуется судебное решение.
До начала обыска следователь предъявляет постановление или судебное решение и предлагает добровольно выдать предметы, документы и ценности. Если они выданы добровольно и нет оснований опасаться их сокрытия, следователь вправе не проводить дальнейший поиск.
При обыске могут вскрываться помещения, если владелец отказывается открыть их добровольно. Не допускается повреждение имущества, не вызываемое необходимостью. Следователь вправе запретить присутствующим покидать место обыска и общаться между собой или с иными лицами до окончания действия.
Изъятые предметы, документы и ценности предъявляются участвующим лицам и при необходимости упаковываются и опечатываются на месте. При обыске вправе присутствовать защитник, а также адвокат лица, в помещении которого проводится обыск.
Ход и результаты обыска фиксируются в протоколе. Попытки уничтожить или скрыть подлежащие изъятию документы отражаются в протоколе вместе с принятыми мерами. Копия протокола вручается представителю администрации организации, в помещении которой проведён обыск.
Выемка
Выемка производится, когда необходимо изъять конкретные предметы или документы, имеющие значение для уголовного дела, и точно известно, где и у кого они находятся. По общему правилу она проводится на основании постановления следователя в порядке статьи 182 УПК РФ с особенностями статьи 183.
Только на основании судебного решения производится выемка предметов и документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, сведений о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, а также вещей, заложенных или сданных на хранение в ломбард.
Аудиторская тайна относится к охраняемой законом тайне, поэтому решение о выемке содержащих её документов принимает суд. Ссылки на определения Конституционного Суда РФ от 19.01.2005 № 10-О и от 02.03.2006 № 54-О могут использоваться как дополнительное обоснование, но основной источник действующего порядка — статьи 29 и 183 УПК РФ.
До начала выемки следователь предлагает добровольно выдать подлежащие изъятию предметы и документы, а при отказе производит выемку принудительно. Участие понятых при следственных действиях регулируется статьёй 170 УПК РФ: в предусмотренных законом случаях понятые обязательны, а в других случаях следователь вправе применить технические средства фиксации. Поэтому наличие или отсутствие понятых следует оценивать по конкретному следственному действию и его обстоятельствам.
Изъятие оригиналов документов, включая электронные носители и документы, относящиеся к банковским операциям, должно оформляться в рамках соответствующего следственного действия с соблюдением статей 29, 165, 182 и 183 УПК РФ. Организации следует получить копию протокола и сохранить сведения, позволяющие идентифицировать каждый переданный документ или носитель.
Практические рекомендации организации
-
Проверьте полномочия должностного лица, наименование органа, вид производства и документ-основание: требование, постановление или судебное решение.
-
Сверьте перечень изымаемых документов с предметом проверки или расследования. Просите исключить из описи документы, явно не относящиеся к установленному предмету.
-
Обеспечьте участие руководителя, юриста или иного уполномоченного представителя организации. Не препятствуйте законным действиям, но фиксируйте процессуальные нарушения.
-
Проверьте полноту протокола или акта: реквизиты документов, число листов, состояние, упаковку, электронные носители, замечания участников и сведения о копиях.
-
Получите копию протокола или акта. Если подлинники изъяты, используйте право получить заверенные копии в порядке, предусмотренном применимой процедурой.
-
Внесите замечания до подписания документа либо приложите их письменно. Отказ от подписи сам по себе обычно не останавливает изъятие и фиксируется должностным лицом.
-
После возврата документов проведите поэкземплярную проверку, оформите расхождения актом и восстановите архивные учётные записи.
Нормативные источники
