Хранение документов: в офисе или вне офиса?

Развитие информационных технологий упрощает нашу жизнь не только дома, но и на работе. Несмотря на это, во многих компаниях по-прежнему используют бумагу для осуществления документооборота. В связи с этим встает вопрос о том, где хранить документы, количество которых постоянно растет.

Хранение архивных документов – необходимая услуга для организаций, которым требуется сохранность значимой для компании информации, включая бухгалтерские, коммерческие, финансовые и другие конфиденциальные документы.

Именно нехватка места под хранение документации в офисе подталкивает компанию обратиться к услугам профессионального хранения в архиве. Ведь со временем партии бумажных документов будут занимать столько места, что организации придется потратить немалую сумму для решения этой проблемы.

Правильное хранение документов на бумажном носителе в организации требует выполнения нескольких задач:

  • некоторые документы со временем нуждаются в систематизации и профессиональной обработке для правильного хранения в архиве;
  • архивное хранение требует выполнения определенных требований, которые предъявляют законодательные органы, и знаний о том, какие документы и дела подлежат архивному хранению.

Многие компании все же прибегают к услугам внеофисного хранения документов, но есть и те, кто организует хранение документов в офисе. В основном это небольшие компании, у которых незначительный документооборот, и им не требуется много места для хранения. Другая причина – это конфиденциальность информации. Есть организации, которым спокойнее хранить коммерческую информацию у себя в офисе, нежели в незнакомой архивной компании.

Чтобы хранить документы в архиве офиса, надо знать и недостатки этого способа. Во-первых, это очень затратное вложение для компании, потому что хранение в офисе требует наличия специального оборудования, сейфов, системы пожарной безопасности, опытных сотрудников. Во-вторых, хранить документы с коммерческой информацией надо в оптимальных условиях, включая подходящую температуру воздуха, влажность и др. Поэтому не каждая компания способна выполнить эти важные требования, тогда на помощь приходят компании, в которые можно сдать документы на хранение.

Преимущества услуги хранения документов:

  • абсолютная конфиденциальность информации;
  • сохранность всей документации;
  • быстрый доступ к информации.

Существует много компаний, которые предлагают организовать хранение документов вне офиса. Данный вид хранения отличается профессиональной организацией архивного хранилища, которое находится за пределами офиса.

Плюсы хранения документов вне офиса:

  • Высокотехнологичные архивные помещения способны обеспечивать высокий уровень сохранности документов. Это особенно важно для таких документов, как бухгалтерская документация, кадровые дела, финансовые отчеты и др.
  • Архивная компания берет на себя ответственность за всю работу по подготовке документов к хранению и их последующее обслуживание.
  • Склад под хранение документов оснащено самым технологичным оборудованием, которое отвечает всем требованиям пожарной безопасности.
  • В архивных компаниях работают только квалифицированные и опытные специалисты, способные выполнять работы в максимально короткие сроки, знающие, какими документами регламентируется порядок хранения документов, и выполняющие все работы по предоставлению информации клиенту.
  • Вся ответственность за сохранность конфиденциальной информации лежит полностью на архивной компании.
  • Сокращение затрат организации на обслуживание и содержание архива.
  • Экономия времени сотрудников, которые смогут не отвлекаться от выполнения прямых обязанностей.
  • Полная защита документов от форс-мажорных обстоятельств (пожар, кража, потеря, повреждение и т.д.).
  • Хранение документации вне офиса поможет выиграть время в случае внезапных проверок для осуществления определенных действий, например, вызов адвоката и т.д.

Выбор компании, которая обяжется хранить ваши документы, – это важный процесс, поэтому следует учитывать следующие критерии отбора:

  • опыт работы на рынке архивных услуг – не менее 3 лет;
  • опыт сотрудников (не стоит обращаться в компанию, где имеет место текучесть кадров);
  • рекомендации;
  • опыт работы компании с государственными органами;
  • оптимальная ценовая политика;
  • гибкость принятия решений со стороны архивной компании, чтобы грамотно соотнести требования клиента со своими возможностями.

Подводя итог, мы видим, что внеофисное хранение документов имеет больше преимуществ, чем самостоятельная организация хранения.

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Анна Суханова, менеджер по работе с клиентами
8 800 707 87 00Работаем по всей России