В бюджетных и коммерческих организациях годами копятся различные документы, которые нельзя просто так выбросить. Избавиться от них можно только через определённый срок и по правилам, установленным законом. В противном случае высок риск получить штраф и другие негативные последствия. Рассмотрим порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
Правовая база
Деловые бумаги неслучайно ликвидируют в соответствии со строгими регламентами. Документы могут понадобиться при судебном разбирательстве с контрагентами или для доказательства каких-либо фактов налоговой инспекции и другим инстанциям. Если вы раньше времени их утилизируете, отстоять свою позицию будет сложно, а то и вовсе невозможно. А просто выброшенные в мусор бумаги с персональными сведениями могут попасть в руки конкурентов или мошенников.
Законом установлены строгие правила, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения. Основная правовая база:
Важно: организация вправе увеличить срок хранения документов, если это необходимо для работы или защиты её прав. Сокращать нормативно установленные сроки запрещено.
Общие правила утилизации документов
Уничтожение управленческих и бухгалтерских документов имеет необратимые последствия. После прохождения процедуры уже не получится восстановить сведения, которые они содержали, и использовать их в работе. Поэтому важно всё делать вовремя и правильно. Главный принцип — документы можно утилизировать только по истечении установленного срока хранения и после экспертизы ценности.
Перечислим общие правила уничтожения дел и документов с истекшим сроком хранения:
-
Утилизация проводится в соответствии с законодательством и внутренними регламентами организации.
-
Экспертиза ценности проводится ежегодно. Проекты описей и акта о выделении документов к уничтожению рассматриваются экспертной комиссией одновременно. Организации — источники комплектования государственного или муниципального архива представляют предусмотренные документы экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. Организации, которые не являются источниками комплектования, утверждают их после согласования своей центральной экспертной или экспертной комиссией.
-
Решение о включении дел в акт принимается по результатам экспертизы ценности. В акт включают только документы, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта.
-
Если подлинники кадровых документов или документов по личному составу утрачены, копии и дублирующие материалы нельзя автоматически уничтожать только из-за окончания их обычного срока хранения. Их ценность и необходимость дальнейшего хранения оценивает экспертная комиссия.
-
Документы с персональными данными, пометкой «Для служебного пользования» или иной информацией ограниченного доступа уничтожают в организации посредством механического измельчения либо другим способом, исключающим восстановление содержания. Бумажные отходы после этого можно передать переработчику вторсырья.
-
Не подлежат уничтожению документы, необходимые для текущего судебного, контрольного или иного производства, а также документы, подтверждающие переносимый налоговый убыток, пока сохраняется обязанность их хранения по статье 283 Налогового кодекса РФ.
-
На всём протяжении отбора, перевозки и уничтожения назначенные ответственные лица должны обеспечивать сохранность носителей и конфиденциальность содержащихся в них сведений.
-
Для снижения рисков и затрат документы с истекшими сроками хранения целесообразно своевременно отбирать и уничтожать как на бумажных, так и на электронных носителях.
Подлежащие уничтожению носители можно передать специалистам в архивном деле, которые проведут процедуру уничтожения документов и оформят подтверждающие материалы в пределах обязанностей, установленных договором.
Способы утилизации документов
Закон не устанавливает единственную технологию уничтожения старых приказов, личных дел, бухгалтерских и других документов. Выбранный способ должен исключать восстановление информации и учитывать требования к охране окружающей среды. Для документов ограниченного доступа приказ Росархива № 77 прямо предусматривает механическое измельчение или иной способ, исключающий восстановление содержания.
Как уничтожить бумажные документы:
-
Механический способ. Используют шредер со степенью измельчения, соответствующей конфиденциальности информации и внутренним требованиям организации. Компания «Делис Архив» утилизирует архивы на высокомощном оборудовании, которое способно перерабатывать до 2000 кг материалов в час, до 40 000 кг в день.
-
Химическая обработка. Материалы погружают в реагенты, разрушающие бумагу и краситель. Метод позволяет скрыть конфиденциальные данные, но для больших объёмов применяется редко и требует соблюдения требований безопасности и обращения с отходами.
-
Термическое воздействие. Такой способ может применяться специализированными организациями на оборудованных объектах с соблюдением требований пожарной и экологической безопасности. Самостоятельное сжигание документов на территории организации не является универсальным законным способом утилизации.
Сведения на электронных носителях уничтожают с учётом типа носителя: применяют безопасное стирание или перезапись, криптографическое удаление, размагничивание магнитных носителей либо физическое разрушение. Способ должен исключать восстановление данных и охватывать рабочие копии, резервные копии и иные экземпляры, которые подлежат уничтожению.
На заметку! Нажатие кнопки Delete обычно лишь удаляет запись о файле или перемещает его в корзину. Даже после очистки корзины данные могут оставаться восстановимыми, поэтому для юридически значимого уничтожения требуется предусмотренная организацией процедура и проверяемый результат.
Если уничтожаются персональные данные без использования средств автоматизации, результат подтверждают актом. При автоматизированной обработке нужны акт и выгрузка из журнала регистрации событий информационной системы. Эти документы хранят три года с момента уничтожения персональных данных в соответствии с приказом Роскомнадзора № 179.
В связи с этим уничтожение не только бумажных, но и цифровых источников информации лучше доверить исполнителю, который способен подтвердить применённый метод и обеспечить конфиденциальность на всех этапах работ.
Алгоритм уничтожения документов
По окончании календарного года ответственные лица выявляют документы, сроки хранения которых истекли. Для сроков, установленных годами, отсчёт обычно начинается с 1 января года, следующего за годом завершения документов в делопроизводстве. Точный порядок исчисления проверяют по соответствующей статье перечня, примечаниям к ней и Инструкции, утверждённой приказом Росархива № 237.
С учётом большого количества нюансов мероприятия по упорядочению документов следует поручать работникам, которые знают архивные правила и умеют применять перечни сроков хранения. Обязательное профильное архивное образование для каждого назначенного работника приведёнными актами не установлено, однако недостаток компетенции повышает риск ошибочного уничтожения.
Есть два способа проведения экспертизы:
-
Самостоятельная проверка материалов силами компании. Ответственных лиц назначает руководитель, а экспертная комиссия действует на основании локального документа организации.
-
Привлечение архивной компании. Специалисты проводят экспертизу ценности, готовят предложения о выделении носителей к уничтожению и проекты необходимых документов. Итоговые решения и утверждение документов остаются за уполномоченными органами и должностными лицами организации.
Второй вариант позволяет не отвлекать персонал от основной работы и снизить риск неправильного применения сроков хранения.
Порядок уничтожения документов в организации состоит из следующих этапов:
-
Экспертиза ценности. Документы изучают и разделяют на подлежащие постоянному или временному хранению и на документы с истекшими сроками хранения.
-
Дела постоянного хранения, временных сроков свыше десяти лет и по личному составу систематизируют и включают в соответствующие описи.
-
Работник службы делопроизводства готовит проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Проекты описей и акта рассматривает центральная экспертная или экспертная комиссия.
-
Организация — источник комплектования архива представляет установленные документы экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. Организация, которая источником комплектования не является, утверждает акт после согласования своей комиссией.
-
После утверждения акта дела передают на уничтожение. Документы ограниченного доступа уничтожают в организации механическим измельчением или иным способом, исключающим восстановление содержания.
-
Упаковка и перевозка должны исключать доступ посторонних, утрату документов и раскрытие информации. Конкретный способ упаковки и необходимость опечатывания закрепляют во внутренних правилах или договоре с исполнителем.
-
В акте фиксируют количество дел, а после уничтожения — вес бумажных документов, способ и дату уничтожения. Документ, подтверждающий утилизацию, прикладывают к акту. Для персональных данных подтверждение дополнительно должно отвечать требованиям приказа Роскомнадзора № 179.
-
После уничтожения ответственный работник вносит необходимые изменения в учётные документы архива.
На заметку! Передача неизмельчённых документов на обычный пункт приёма макулатуры создаёт риск утечки информации. По действующим правилам документы ограниченного доступа сначала уничтожают способом, исключающим восстановление содержания, и только затем передают бумажные отходы переработчику.
Как оформить документы об утилизации
Экспертная комиссия рассматривает проекты описей и акта о выделении документов к уничтожению и оформляет решение протоколом. Проект акта составляет служба делопроизводства, подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив, после чего документ согласовывает экспертная комиссия и утверждает руководитель организации либо уполномоченное им лицо. Обязательное заверение акта печатью приказом Росархива № 77 не установлено.
Рекомендуемая форма акта приведена в приложении № 3 к приказу Росархива № 77. В ней предусмотрены следующие сведения:
-
наименование организации, название документа, дата и номер акта;
-
название и выходные данные перечня, на основании которого проводился отбор;
-
номер и название фонда, если они применимы;
-
заголовки дел, годы, номера описей или индексы по номенклатуре, количество единиц хранения;
-
сроки хранения и номера статей по перечню;
-
итоговое количество дел, подпись ответственного за архив, согласование комиссии и утверждение руководителя;
-
вес документов на бумажном носителе, способ уничтожения, подпись сдавшего документы и дата;
-
отметка о внесении изменений в учётные документы.
В акте об уничтожении персональных данных дополнительно указывают оператора, лиц, уничтоживших данные, категории и субъектов персональных данных, носители или информационные системы, способ, причину и дату уничтожения. Полный состав реквизитов установлен требованиями приказа Роскомнадзора № 179.
Для наглядности можно использовать актуальную рекомендуемую форму акта из приказа Росархива № 77 и пример шаблона протокола заседания комиссии. Унифицированная форма протокола для коммерческих организаций не установлена.
Подведём итоги
Отработанные счета-фактуры, распоряжения, налоговые отчёты и другие важные источники информации нельзя просто выбросить в корзину. От них можно избавиться только в установленном порядке после истечения срока хранения, проведения экспертизы ценности, согласования и утверждения необходимых документов.
Способов уничтожения несколько, но для бумажных документов наиболее распространено механическое измельчение промышленным шредером. Процедуру проводят последовательно и подтверждают документами, которые позволяют установить основание, объём, способ и дату уничтожения.
Можно обратиться к специалистам архивной компании. «Делис Архив» выполняет этапы уничтожения документов — от подготовки материалов для экспертизы до физической утилизации. Компания работает в Москве, Санкт-Петербурге и других городах России. Условия конфиденциальности, ответственность сторон, применяемый способ уничтожения и состав подтверждающих документов необходимо закрепить в договоре. Чтобы заказать услугу, свяжитесь с компанией по телефону или оставьте заявку на сайте.
