Права и обязанности реорганизуемого юридического лица переходят к правопреемнику (ст. 58 ГК РФ).
Законодательная норма не разделяет порядок передачи электронных документов и документов на бумажных носителях. Поэтому сначала рассмотрю общий порядок передачи документов при реорганизации ЮЛ, а потом уточню детали передачи электронных документов.
Общая процедура передачи документов
Документы реорганизованного юридического лица (включая архивные) передаются правопреемнику в упорядоченном состоянии и включаются в его архивный фонд (ч.ч. 4 - 7, 9 ст. 23 Закона N 125-ФЗ, п. 224 Правил N 77).
Порядок приема-передачи документов определяется приказом о реорганизации. Процедуре передачи документов предшествует экспертиза их ценности (п. 22 Правил N 77).
По результатам ЭЦ выделяются документы, подлежащие:
– уничтожению (могут быть уничтожены до завершения реорганизации),
– дальнейшему хранению.
К документам, отобранным на хранение, могут относиться:
– документы Архивного фонда РФ,
– постоянного и временного (свыше и менее 10 лет) срока хранения, в том числе документы по личному составу.
Документы, подлежащие хранению, оформляются в дела и передаются организации или организациям-правопреемникам.
Исключение – акционерные общества. В случае прекращения действия АО, находящиеся на хранении подлинники документов передаются только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Общество-правопреемник определяется договором о слиянии или присоединении или решением о разделении, выделении или преобразовании. Если общество-правопреемник не определено, то документы передаются обществу с наибольшей стоимостью чистых активов (п. 3.10 Положения, утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 N 03-33/пс).
На подготовленные к передаче дела составляют описи дел и документов (формы описей см. в приложениях NN 8 — 12 к Правилам N 77).
Описи вносят в акт приема-передачи архивных документов на хранение, по которому будет проведена передача документов правопреемнику (форму акта см. в приложении N 27 к Правилам N 77).
Особенности передачи электронных документов
Для начала надо определиться с тем, что понимается под электронным документом. Речь идет о документах на правах подлинных, то есть тех, которые изначально созданы в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписаны электронной подписью. Сканы, файлы и прочий контент, называемый часто электронным архивом, не в счет.
Специальных процедур передачи электронных документов при реорганизации ЮЛ не установлено, поэтому ориентироваться надо на известные правила передачи электронных документов в архив. Это Правила N 24 (пункт 37.13 ) и Правила N 77 (пункты 219, 146).
Архив принимает электронные документы по описям электронных дел, документов.
Электронные документы на физически обособленных носителях архив принимает в двух экземплярах.
Передача электронных архивных документов из СХЭД в информационную систему государственного (муниципального) архива производится по описям электронных документов с приложением реестров файлов.
Вывод
При необходимости организовать передачу электронных документов в процессе реорганизации ЮЛ следует определить, какие объекты, хранящиеся в корпоративных информационных системах, относятся к подлинным электронным документам.
Далее следует провести экспертизу ценности электронных документов и отобрать те, которые требуют передачи правопреемнику.
Отобранные к передаче электронные документы должны быть проверены, как это требует стандартная процедура приема-передачи документов из СЭД в СХЭД (проверка действительности сертификата электронной подписи, проверка корректности и актуальности формата файла, воспроизводимость электронного документа, проверка на наличие вирусов и подтверждение полного состава необходимых метаданных).
Все эти процедуры может выполнить только СЭД, поддерживающая полный цикл электронного документа и имеющая в своем функционале возможность проведения таких проверок с фиксацией результатов.
Прошедшие проверку электронные документы включаются в описи, а описи, в свою очередь, в акт приема-передачи. Описи и акты должны формироваться системой электронного документооборота в автоматическом режиме.
Если между реорганизуемым ЮЛ и правопреемником не налажен электронный канал передачи, то документы могут быть выгружены на физически обособленные носители (в двух экземплярах) и так переданы правопреемнику.
Источники и сокращения
– Гражданский кодекс Российской федерации (ГК РФ)
– Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Закон N 125-ФЗ)
– Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77 (Правила N 77)
Правила организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, научных организациях", утв. приказом Росархива от 2 марта
2020 г. N 24 (Правила N 24)
Все благодарности
Смотреть отзывы
