Наличие большого количества документов, составляющих входящую и исходящую документацию, – привычное явление для современного бизнеса. Корректная организация делопроизводства является ключевым фактором роста любого предприятия вне зависимости от масштабов.
Бумажные носители документов, в большом количестве хранящиеся в офисе, являются препятствием для развития и статьей расходов. Отсутствие четкой организации документооборота чревато:
-
Снижением эффективности работы сотрудников и структурных подразделений в связи с необходимостью обработки документации, а также совместной работы над ней.
-
Сложностями и штрафами при проверках. Контролирующие органы запрашивают документацию, которую стихийно найти достаточно трудно ввиду отсутствия структурированного хранения.
Оптимальным решением этих и ряда других задач является переход на внеофисное хранение документов или электронный архив, что позволяет забыть о бумажном вопросе и направить все силы на развитие компании.
Внеофисное хранение документов
Внеофисное хранение документов позволяет избежать трат на строительство и оборудование архивохранилища. Передаче на хранение подлежит однотипная документация: договора, акты, счета.
В архивохранилище, куда документация передается на хранение, трудятся высококвалифицированные сотрудники, обеспечивающие логичность и аккуратность хранения документов.
Преимуществами данного решения являются:
-
наличие дополнительных видов обслуживания;
-
автоматизированная система управления архивохранилищем позволяет за считаные минуты найти необходимый документ;
-
отсутствие необходимости в помощи персонала клиента, сотрудники компаний могут целиком и полностью посвятить свое рабочее время выполнению должностных обязанностей.
Оцифровка документов
Оцифровка документов – более прогрессивный способ решения бумажного вопроса. При переводе документации в электронный формат перед бизнесом открывается возможность организации электронного архива или базы данных для дальнейшего внедрения в корпоративную систему.
Оцифровка осуществляется посредством поточного или залпового сканирования бумажных носителей. Оцифровка данным способом может применяться в отношении однотипных документов, составляющих 90% документооборота всех компаний.
Перед сканированием документы проходят подготовку, включающую в себя сепарацию и удаление скрепляющих элементов. Это дает возможность обеспечить высокие качество сканирования и скорость осуществления операций, а также возможность проведения индексирования полей документов для создания эффективной и гибкой электронной системы.
Безбумажный офис
Организация безбумажного офиса в современных реалиях становится конкурентным преимуществом, что позволяет компаниям развивать новые виды обслуживания за счет отсутствия рутины и необходимости ручного труда сотрудников в процессе обработки документов.
Эффективность управления предприятием зависит от многих факторов. Безбумажный офис — это прямой путь к снижению временных и трудозатрат при работе с входящей документацией.
Любую реорганизацию документооборота стоит доверять профессионалам. Это обеспечит должный уровень конфиденциальности, качества и позволит добиться поставленных задач.
Компания «Делис Архив» оказывает полный спектр услуг, связанных с современным делопроизводством в компаниях. Подробности об условиях и видах обслуживания вы можете получить по телефону: 8-000-000-00-00 или оставив заявку в форме ниже:
Все благодарности
Смотреть отзывы
