02

Архивная
обработка

Удобная и прозрачная работа с документами любого предприятия

Зачем нужна архивная обработка?

Архивная обработка – это решение, обеспечивающее удобную и прозрачную работу с документами любого предприятия, которое позволит вам:

Обеспечить сохранность особо ценных документов
Вести учет документов в соответствии с требованиями государственных архивов
Систематизировать архив и осуществлять быстрый поиск нужной информации
Своевременно уничтожать документы
Оптимизировать передачу дел между должностными лицами
Подготовить дела к передаче на государственное хранение
На фото: Документы до и после архивной обработки

Архивная обработка документов в «Делис Архив»

При реализации услуги архивной обработки документов мы опираемся на обширный практический опыт, нормативно-правовую базу РФ, штат квалифицированных архивистов и лучшие технологии в этой области. После проведенной архивации документы могут быть переданы на выгодных условиях на внеофисное хранение в «Делис Архив» или на постоянное хранение в государственный архив.

1

Комплексная архивная обработка документов – это комплекс услуг по повышению эффективности работы с архивными документами.

Основными направлениями анализа являются:

  • разработка и внедрение в организациях номенклатур дел, положений, инструкций и регламентов в области формирования, хранения и использования документов;
  • комплексная архивная обработка документов по личному составу и документов по основной деятельности предприятия в соответствии с требованиями законодательства и архивных органов;
  • отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения с составлением акта установленного образца;
  • обработка документов и иных информационных материалов, составляющих государственную тайну;
  • систематизация, подготовка и переплет документов в архиве;
  • внедрение эффективных автоматизированных систем учета наличия и передвижения документов;
  • передачу документов на государственное хранение с предоставлением акта приема-передачи дел.

Ваш архив можно сделать более эффективным, чем он есть сейчас.

Комплексная архивная обработка документов обеспечивает:

  • быстрый поиск документов;
  • удобную и прозрачную работу с документацией;
  • своевременное и легальное уничтожение документов, утративших актуальность.

Документы бесценны – их обработку можно доверить только профессионалам «Делис Архив».

Важные особенности архивной обработки в «Делис Архив»:

  • архивная обработка документов может осуществляться как на территории заказчика, так и в хранилищах «Делис Архив»;
  • наши специалисты обладают глубокими знаниями законодательства в области архивной обработки и всеми необходимыми навыками;
  • компанией «Делис Архив» наработан опыт реализации сложных проектов, в том числе федерального масштаба;
  • применяется комплексный подход, учитывающий все аспекты формирования, движения и хранения документации;
  • мы готовы обработать ваш архив на очень привлекательных условиях.

Стоимость услуг определяется индивидуально в зависимости от конкретного проекта – предполагаемых видов и объемов работ и может быть рассчитана менеджерами «Делис Архив» только после оценки архива заказчика.

Преимущества обработки документов силами «Делис Архив»:

  • специалисты «Делис Архив» входят в состав экспертной комиссии Росархива и Главного архивного управления Московской области;
  • индивидуальный подход в решении сложных задач;
  • бессрочные гарантии на все виды архивных услуг – мы ориентированы на долгосрочные отношения с нашими заказчиками;
  • собственный штат узкопрофильных специалистов и материально-техническая база «Делис Архив» позволяет нам обрабатывать документы без привлечения сторонних организаций;
  • обеспечиваем строгую конфиденциальность всех процессов в рамках архивной обработки документов.

Нам доверяют предприятия, деятельность которых сопряжена с использованием сведений, составляющих государственную тайну. Мы входим в реестр операторов персональных данных. Обработка документов осуществляется исключительно в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ.

2

Выделение дел к уничтожению — это экспертная оценка ценности архивных документов, по итогам которой выявляется документация с истекшим сроком хранения для законной утилизации. Данная услуга позволяет уменьшить объемы архива любой компании.

В рамках услуги выделения дел к уничтожению наша компания:

  • проведет экспертизу ценности документации;
  • отберет документы для уничтожения;
  • составит акт, соответствующий требованиям законодательства.

Вместо того чтобы выполнять непрофильную работу, доверьте выделение дел к уничтожению профессиональной команде узкопрофильных специалистов компании «Делис Архив». Наши опытные сотрудники исключат риск ошибок при оценке документации и выполнят задачу точно в срок.

Уничтожение документов осуществляется на промышленном шредере или путем сжигания. Мы работаем как на территории заказчика и на своей территории. Процедура проводится с соблюдением полнейшей конфиденциальности. После утилизации документов вам будет предоставлен акт о физическом уничтожении документации.

Многолетний опыт компании, а также обширная база различных отраслевых перечней и других документов позволяют нам успешно реализовывать нестандартные проекты.

Стоимость выделения дел к уничтожению определяется индивидуально в зависимости от конкретного проекта – предполагаемых видов и объемов работ и может быть рассчитана менеджерами «Делис Архив» только после оценки архива заказчика.

3

Экспресс-аудит – бесплатная услуга по оценке корпоративного архива предприятия, в результате которой вы получите практические рекомендации по улучшению процедур и инфраструктуры.

Основными направлениями анализа являются:

  • проверка соответствия состояния архива требованиям законодательства;
  • оценка общего объёма хранимой документации с разбивкой по классификации и срокам хранения;
  • процессы формирования, движения и учёта документов;
  • объемы документов, подлежащих уничтожению;
  • оценка рисков утраты/повреждения документов и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
  • эффективность использования площадей и оборудования, выделенных под хранение и обработку документов.

Важные особенности экспресс-аудита:

  • аудит проводится по месту хранения документов;
  • результаты аудита являются строго конфиденциальными и не подлежат разглашению;
  • итоги оценки будут представлены в виде независимого экспертного заключения, которое будет содержать наиболее существенные выводы относительно текущего состояния корпоративного архива;
  • на оценку малого или среднего предприятия потребуется от 1 часа до 5-ти часов;
  • оценка архива крупного предприятия потребует значительно больших временных и человеческих ресурсов:  в зависимости от масштаба и целей проекта аудит может занять до 3-х рабочих дней;
  • для проведения экспресс-аудита достаточно будет присутствие любого из следующих специалистов: главный бухгалтер или финансовый директор, начальник отдела кадров, специалист службы безопасности, архивист или делопроизводитель, административный директор.

Специалисты «Делис Архив» готовы поделиться профессиональными знаниями и передать успешные технологии

  • мы не навязываем свои услуги, оставляя выбор за вами;
  • не станем скрывать от вас реального положения дел в корпоративном архиве;
  • ориентированы на бизнес-результат.

Основная задача обследования – подготовка рекомендаций по усовершенствованию и оптимизации существующих бизнес-процессов в области хранения и использования документов.

Типовой отчет по результатам экспресс-аудита содержит следующую информацию:

  • общий объём архивных единиц (документов, дел);
  • количество формируемых архивных единиц в год;
  • основные группы документов и процессы их формирования, движения, учета и хранения;
  • приблизительный объем документов к уничтожению;
  • оценка текущего состояния документов;
  • оценка условий хранения документов;
  • заключение по выявленным рискам и нарушениям;
  • пути оптимизации корпоративного архива;
  • перечень законодательных и нормативных актов регламентирующих порядок формирования, ведения и использования документов организаций в РФ.

Полный комплекс услуг по архивной обработке

Подготовительные работы

Оценка типов и объёмов документов, подлежащих упорядочению, подготовка заключения с указанием перечня необходимых работ

Экспресс-аудит корпоративного архива

Анализ на соответствие состояния архива требованиям законодательства, оценка общего объёма хранимой документации с разбивкой по классификации, срокам хранения, и объемов документов, подлежащих уничтожению

Систематизация документооборота

Разработка и внедрение новых регламентов, номенклатур дел, положений, инструкций и регламентов в области формирования, хранения и использования документов

Комплексная архивная обработка

Комплексная архивная обработка документов по личному составу и документов по основной деятельности предприятия в соответствии с требованиями законодательства и архивных органов

Отбор документов на уничтожение

Экспертиза ценности документов, отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения с составлением акта установленного образца

Обработка документов, содержащих государственную тайну

Обработка документов и иных информационных материалов, составляющих государственную тайну

Переплетные работы

Систематизация, подготовка и переплет документов в архиве

Внедрение автоматизированных систем учета

Внедрение эффективных автоматизированных систем учета наличия и передвижения документов

Передача документов на государственное хранение

Подготовка и передача документов на государственное хранение с предоставлением акта приема-передачи дел

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами
1 / 3
Конфиденциальность и безопасность
  • Сохранность важной документации
  • Современные системы безопасности и контроля доступа
  • Своевременное уничтожение документов
2 / 3
Современные центры хранения
  • Современные архивохранилища класса «А»
  • Обеспечение внутреннего климатического режима
  • Современная система учета документов
3 / 3
Сокращение затрат
  • Повышение эффективности персонала клиентов
  • Оптимизация расходов на хранение и обслуживание документов
  • Уменьшение общего объема подлежащих хранению документов
Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия
Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Анна Суханова, менеджер по работе с клиентами
8 800 707 87 00