Сканирование документов

Сканирование документов облегчает и ускоряет бизнес-процессы организации, приводит в порядок финансовые, бухгалтерские, юридические и другие бумаги. Но не всегда у компании есть ресурсы для выполнения необходимых работ собственными силами: сканеры, рабочие места, обученные сотрудники, программные продукты и т. д. Компания «Делис Архив» поможет в обработке и оцифровке любого объёма документов и создании электронного архива.

Оглавление

1. Зачем нужно сканирование на промышленных сканерах
2. Виды профессиональных сканеров
3. Этапы сканирования документов
4. Преимущества сотрудничества с «Делис Архив»

Зачем нужно сканирование на промышленных сканерах

Сканирование документов представляет собой их перевод с бумажных носителей в электронный формат. Заказ организацией такой процедуры в специализированном центре решает целый ряд задач:

• - Снижает трудозатраты и расходы компании на организацию и ведение бумажного документооборота.
  - Избавляет сотрудников от необходимости самостоятельно сканировать большие объёмы документов, что даёт им возможность решать другие бизнес-задачи.
  - Систематизирует информацию, обеспечивает быстрый поиск и при необходимости распечатывание нужных данных.
  - Повышает уровень защиты конфиденциальности информации, снижает риск распространения коммерческой тайны.
  - Решает вопрос с безопасностью и целостностью бумажных оригиналов.
  - Обеспечивает удаленный доступ к нужным данным из любой точки и только доверенным лицам.

Заказ сканирования документации в «Делис Архив» позволит вам избежать многих проблем, характерных для процедуры, проводимой своими силами. Например, потери оригиналов документов, нарушения конфиденциальности, ошибок при систематизации и индексации. Кроме того, только профессиональное оборудование может гарантировать высокую точность распознавания отсканированных материалов, в том числе таблиц, графиков, чертежей.

Виды профессиональных сканеров

Для оцифровки данных используется специализированное оборудование, работающее с различными видами и форматами документов. Наиболее распространены следующие виды сканеров:

• - Широкоформатные — подходят для обработки бумаг любых форматов: А0, А1, А2, А3, А4.
  - Планетарные — применимы для деликатной работы с ветхой документацией, а также для сканирования толстых книг.
  - Поточные — предназначены для работы с большим объёмом несшитых страниц.

«Делис Архив» располагает всеми названными видами сканеров. Менеджер компании расскажет, какое оборудование будет использоваться в каждом конкретном случае.

Этапы сканирования документов

Процедура перевода документации в электронный формат включает несколько этапов:

• 1. Консультация менеджера, который уточнит объёмы сканирования, формат листов и другие детали, а также рассчитает, сколько стоит заказ и сроки его выполнения .
  2. Подготовка бумаг, включая сортировку по типам, нанесение штрихкодов, разброшюровку, создание описи дел, упаковку и перевозку на место обработки. Состав работ согласовывается заранее. 
  3. Работа с документами: сканирование и оцифровка файлов, распознавание данных, подготовка поисковых параметров.
  4. Систематизация информации, загрузка сведений в любую  информационную систему компании или в предоставленную “Делис Архив” систему электронного архива.
  5. Обслуживание электронного архива, внесение изменений.

Перед началом  полномасштабного сканирования, рекомендуем провести пилотную оцифровку небольшого количества бумаг. Полученный результат позволит вам оценить качество работ и при необходимости, скорректировать свои требования к результатам. 

Преимущества сотрудничества с «Делис Архив»

Если вы нуждаетесь в переводе бумаг в электронный вид, закажите сканирование документов у нас. Мы оказываем полный комплекс услуг по оцифровке в Москве, гарантируем проведение работ в кратчайшие сроки.

Преимущества обращения в «Делис Архив»:

• - Можно заказать сканирование любых видов и форматов документов: архивных, чертежей, схем, чёрно-белых и цветных каталогов и т. д.

• - Работа с бумагами и формирование архива согласно действующему законодательству РФ. С нами вы можете быть уверены, что документы вашей организации будут в полном порядке. Мы оперативно подготовим и прошьем  сканы документов перед налоговыми и иными проверками, судебными разбирательствами, визитом в государственные органы власти и т. д.

• - Быстрый результат, строгое соблюдение сроков. Достигается большим парком оборудования, который насчитывает более 30 сканеров и большим штатом сотрудников, верификаторов и индексаторов данных.

• - Доступная стоимость. Цена рассчитывается в рублях и складывается из комплекса показателей: сроков, типа и размера страниц, особенностей массива, объёма бумажных материалов, количества полей индексации, места выполнения работ и т. д. Наш менеджер подберёт для вас максимально выгодное решение.

• - Сохранность важной документации — обеспечивает наличие лицензии ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации, а также внутренние регламенты по работе с ценной информацией. 

Мы уверены в высоком качестве выполняемых работ, поэтому предоставляем на них бессрочную гарантию. Оставляйте заявку или закажите звонок на сайте и убедитесь сами в профессионализме наших специалистов.