Электронный архив. Оптимальное решение для корпоративных задач

Электронный архив. Оптимальное решение для корпоративных задач

Организация электронного архива на предприятии – один из существенных элементов, влияющих на эффективность работы компании, скорость решения задач и конфиденциальность данных. Корректная организация электронного архива способствует оптимизации бизнес-процессов и увеличивает продуктивность работы сотрудников.

Внедрение электронного архива в деятельность предприятия обеспечивает возможность решения этих задач. Он представляет собой совокупность программных и технических средств, отвечающих за хранение документации в электронном формате.

Удобная классификация сведений и возможность быстрого поиска нужного документа значительно упрощают выполнение должностных обязанностей сотрудников структурных подразделений. В особенности в тех случаях, когда работа двух отделов связана с одним документом, есть опасения за безопасность сведений или отсутствие четкой структуры в бумажных архивах.

Процесс организации электронного архива

Перевод бумажного архива в электронный формат всегда ставит перед руководством организации вопросы организационного и технического характера.

Перевод архива с бумажных носителей может производиться собственными силами сотрудников предприятия. Этот метод обладает таким преимуществом, как высокая скорость поиска и сканирования. Однако качество выполнения работ зачастую снижается, это связано с низким качеством оцифровки, возрастанием нагрузки на персонал, необходимостью организовывать дополнительный пункт поступления документов и упущением многих важных организационных вопросов систематизации и внедрения.

Более эффективная альтернатива – аутсорсинг. Услуга перевода документов с бумажных носителей, выполненная сторонней организацией, увеличивает скорость внедрения электронных архивов. Привлеченная компания несет ответственность за качество оказания услуг, поэтому на практике этот метод показывает более высокую результативность. При систематическом обращении к аутсорсинговым компаниям предприятия могут ежемесячно, ежеквартально или ежегодно без неудобств осуществлять пополнение электронного архива.

Интеграция электронного архива в работу организации

При интеграции электронного архива необходимо решить ряд задач, в число которых входят безопасность сведений, наличие удобного классификатора или каталога, а также установка разграничения доступа пользователей.

После того, как сканирование бумажных носителей произведено, выполняются работы по созданию карточек данных, а также верификации сведений. Это позволяет систематизировать сведения таким образом, что их потеря или порча становится невозможна.

Систематизированный электронный архив заводится в выбранное предприятием программное обеспечение. На данный момент руководители корпораций все чаще выбирают серверное или облачное решение. Облачное хранение данных пользуется большой популярностью, поскольку обеспечивает возможность удаленного доступа без угрозы конфиденциальности сведений. В отношении серверных вариантов необходимо дополнительно предпринимать меры защиты данных, что влечет дополнительные расходы на этапе интеграции электронного архива.

Шаги, следующие за интеграцией: внедрение в структуру, обучение и поддержка

При организации электронного архива следует обращать внимание на безопасность. Необходимо распределить уровни доступа для отделов и структур, что обеспечит конфиденциальность и сохранность данных.

Вторым по значимости вопросом, требующим внимания руководства, является обучение штата взаимодействию с электронным архивом. Персонал должен владеть навыками копирования документов, внесения правок и работы с классификатором. Может быть назначен ответственный за обучение сотрудник или приглашен лектор из организации, предоставляющей программное обеспечение.

Вопросы поддержки стоит делегировать профессионалам. Квалифицированная помощь в настройке и любых изменениях в электронном архиве обеспечит корректность функционирования системы.

К интеграции электронного архива в корпоративную систему необходимо подходить с пониманием технических и организационных моментов этого процесса, что даст возможность создать архив и успешно применять его в решении повседневных задач предприятия.

Компания «Делис Архив» осуществляет внедрение электронного архива под ключ. В наши услуги входит целый ряд работ, начиная с момента сортировки и подготовки документов до процесса интеграции и обучения персонала. Наша компания существует на рынке архивных услуг более 19 лет. За это время нашей компанией внедрено более 100 электронных архивов по всей территории РФ, в том числе и для банков с их АБС.