Преимущества электронного архива. Стоит ли переходить на электронное хранение документов?

Что такое электронный архив?

Электронный архив представляет собой систему для хранения документов в электронном виде. Понятие электронного архива появилось не так давно, а сама технология электронного архивирования уже успела зарекомендовать себя как быстрый, доступный и надежный способ хранения документов в удобном для потребителя формате.

В задачи электронного архива входит:

защита информации от повреждений и потерь;
быстрый и удобный поиск необходимых документов;
коллективный доступ к управлению документами;
защита документов от злоумышленников;
бережное хранение информации долгое время;
освобождение офисных помещений от бумаг.

Многие компании все еще используют бумажные носители для документов и хранят их на складах, которые порой занимают целые этажи. К тому же бумага со временем утрачивает свои свойства, а чернила постепенно исчезают. На помощь приходят электронные носители, которые имеют ряд несомненных плюсов. Преимущества электронного архива документов:

Удобство. Один из основных плюсов хранения документов в электронном виде – это удобный и простой доступ к информации в любое время. Также можно предоставить доступ к документам вашим сотрудникам.
Скорость. Второе по важности преимущество – быстрый поиск нужных документов. Это поможет решить проблему оптимизации документооборота и уменьшит время на поиск рабочей документации.
Безопасность. Для крупных компаний важно защитить свою информацию от постороннего доступа. Бумажный архив с этим может не справиться, а вот электронный – с легкостью! С помощью механизмов ограничения прав доступа, введения протоколов на действия пользователей и автоматического резервного копирования обеспечивается высокий уровень защиты информации.
Сохранность. Потеря документов по неосторожности или при транспортировке больше не является проблемой с электронным хранилищем. Резервное копирование надежно защитит электронную документацию от несчастных случаев.
Структурирование данных. Благодаря электронному архиву документы теперь можно систематизировать для своего удобства. Сортировать документацию возможно по виду и сроку хранения, а также по любым другим критериям.
Масштабируемость. Создание единой базы документов компании становится возможным благодаря разработке стандартов классификации документов и введению регламентации.