Главная
»Блог
»Преимущества электронного архива. Стоит ли переходить на электронное хранение документов?

Преимущества электронного архива. Стоит ли переходить на электронное хранение документов?

Что такое электронный архив?

Электронный архив представляет собой систему для хранения документов в электронном виде. Понятие электронного архива появилось не так давно, а сама технология электронного архивирования уже успела зарекомендовать себя как быстрый, доступный и надежный способ хранения документов в удобном для потребителя формате.

В задачи электронного архива входит:

защита информации от повреждений и потерь;
быстрый и удобный поиск необходимых документов;
коллективный доступ к управлению документами;
защита документов от злоумышленников;
бережное хранение информации долгое время;
освобождение офисных помещений от бумаг.

Многие компании все еще используют бумажные носители для документов и хранят их на складах, которые порой занимают целые этажи. К тому же бумага со временем утрачивает свои свойства, а чернила постепенно исчезают. На помощь приходят электронные носители, которые имеют ряд несомненных плюсов. Преимущества электронного архива документов:

Удобство. Один из основных плюсов хранения документов в электронном виде – это удобный и простой доступ к информации в любое время. Также можно предоставить доступ к документам вашим сотрудникам.
Скорость. Второе по важности преимущество – быстрый поиск нужных документов. Это поможет решить проблему оптимизации документооборота и уменьшит время на поиск рабочей документации.
Безопасность. Для крупных компаний важно защитить свою информацию от постороннего доступа. Бумажный архив с этим может не справиться, а вот электронный – с легкостью! С помощью механизмов ограничения прав доступа, введения протоколов на действия пользователей и автоматического резервного копирования обеспечивается высокий уровень защиты информации.
Сохранность. Потеря документов по неосторожности или при транспортировке больше не является проблемой с электронным хранилищем. Резервное копирование надежно защитит электронную документацию от несчастных случаев.
Структурирование данных. Благодаря электронному архиву документы теперь можно систематизировать для своего удобства. Сортировать документацию возможно по виду и сроку хранения, а также по любым другим критериям.
Масштабируемость. Создание единой базы документов компании становится возможным благодаря разработке стандартов классификации документов и введению регламентации.