Для облегчения поиска и оперативного доступа к имеющимся документам большинство современных предприятий переходят на электронный архив. В сравнении с привычным бумажным архивом, вся информация, перенесенная в электронный архив, строго структурирована. Каждому документу, перенесенному в электронный вид, присваивают развернутое описание со всевозможными уточняющими атрибутами, что расширяет возможности работы с ним. Например, отобрать группу бумаг по определенным заданным параметрам за все годы существования фирмы. В случае с бумажным архивом аналогичная работа может занять у сотрудника фирмы от нескольких часов до нескольких дней, тогда как в электронном виде на это потребуется несколько секунд.
Помимо упрощенного доступа к нужной документации электронный архив решит проблему с выделением площади под хранение большого количества бумаг. Данное решение для хранения документации имеет огромный ряд преимуществ, в том числе благодаря организованной работе с документацией повышается и внутренняя продуктивность, тем самым увеличивая и прибыль предприятия.
5 причин создать электронный архив документов:
1. Оперативный доступ. С организованным электронным архивом искать необходимые документы станет намного проще. Современное программное обеспечение позволяет оперативно осуществлять сложный перекрестный поиск нужной информации по любым заданным параметрам, с любого компьютера. А при правильной организации такого архива доступ к файлам будет возможно получить и удаленно.
2. Удобство эксплуатации. Так как документация в таком архиве находится не только в цифровом, но и в отсканированном виде, значительно упрощается дальнейшая работа с бумагами. С отсканированной копией расширяется возможности в работе, ее можно использовать в переписке, вставлять в другие документы, копировать и распечатывать, если это потребуется. А при условии, что на поиски нужной бумаги уйдут секунды, это еще и колоссально сэкономит время сотрудников.
3. Безопасность и сохранность. Электронный архив обезопасит вас от возможной утери ценной информации в случае неосторожного обращения, непредвиденных обстоятельств, неправильного обращения, так как сотрудники работают не с бумажной копией документа, которая, в отличие от электронной, может легко затеряться при транспортировке или сгореть при пожаре. Кроме того, бумажные документы изнашиваются и истираются, чего не скажешь про электронные версии.
4. Резервное копирование. При работе с электронными версиями документов вы можете быть уверены, что вся информация сохранится, несмотря ни на какие чрезвычайные ситуации. Что бы ни произошло, ваша информация гарантированно останется в целости, и вы сможете получить к ней доступ откуда угодно. Резервное копирование документов займет не так много времени, сил и вашего бюджета, как такая же процедура с бумажным архивом. .
5. Оптимизация рабочих процессов. Сотруднику предприятия не нужно будет обращаться на склад, поднимать описи дел, обращаться к делопроизводителю для поиска необходимой ему информации. Все, что теперь нужно сделать, – это задать необходимые параметры, и программа сама найдет искомый документ. Также с электронной версией документа могут работать несколько сотрудников одновременно. И никому не надо ждать, когда освободятся бумаги.
Помимо всех перечисленных преимуществ, заказав данную услугу, вы не только освободите офис от ненужного количества бумаг, сэкономив на лишних тратах на отдельное помещение под хранилище, но и превратите рутинную работу в хорошо систематизированный процесс, что увеличит лояльность сотрудников и продуктивность рабочего дня.
На деле преимуществ у электронного архива гораздо больше, но об этом читайте в нашей следующей статье.
Все благодарности
Смотреть отзывы
