28 августа 2014
Дата актуализации: 11.09.2026
С 1 августа 2014 года действуют Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные приказом Федеральной налоговой службы от 31 июля 2014 года № ММВ-7-6/398@.
Согласно п. 1.9 Методических рекомендаций, участники информационного взаимодействия обеспечивают хранение электронных документов в электронной форме в порядке и в течение сроков, установленных законодательством РФ о налогах и сборах, а также Методическими рекомендациями. Для налогоплательщиков это требование означает необходимость организации архивного хранения документов не менее пяти лет, если иной, более длительный срок не установлен законодательством. Такой срок предусмотрен подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; четырехлетний срок был увеличен до пяти лет Федеральным законом от 17.02.2021 № 6-ФЗ.
Налоговые органы хранят документы, перечисленные в п. 1.4 Методических рекомендаций, в соответствии с действующим Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом ФНС России от 02.11.2021 № ЕД-7-10/952@ (ред. от 23.04.2025). Срок хранения зависит от вида документа и не является одинаковым для всех материалов.
Например, принятые бухгалтерские отчеты, налоговые декларации и приложения к ним хранятся пять лет; документы, не принятые из-за отказа, и уведомления об отказе — три года; расчеты по страховым взносам, расчеты по НДФЛ, справки о доходах и декларации 3-НДФЛ — 50 лет. Эти сроки предусмотрены статьями 238, 239, 241, 242 и 245 раздела 8.1 ведомственного перечня ФНС России. Открыть раздел 8.1 перечня.
При определении сроков хранения участникам информационного взаимодействия также следует руководствоваться действующим Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
К электронным документам и электронным сообщениям, которыми участники информационного взаимодействия обмениваются в процессе электронного документооборота и обязаны хранить после создания или получения документа, согласно п. 1.4 Методических рекомендаций, относятся:
-
информационное сообщение о представительстве в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах;
-
квитанция о приеме налоговой декларации (расчета) в электронной форме;
-
уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронной форме;
-
извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете);
-
подтверждение даты отправки;
-
уведомление об уточнении налоговой декларации (расчета) в электронной форме;
-
извещение о получении;
-
сообщение об ошибке.
Рекомендации по хранению электронных документов приведены в разделе 3 Методических рекомендаций. Обязательные сведения о каждом электронном документе в хранилище налогового органа фиксируются с учетом действующих Правил делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 (ред. от 09.07.2026).
Ежегодно в налоговых органах для указанных видов электронных документов в рамках сводной номенклатуры дел формируется одно или несколько дел в электронном виде. Их формирование, учет, хранение, экспертиза ценности и уничтожение осуществляются с учетом Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Срок хранения каждого вида документов определяется по ведомственному перечню ФНС России и должен соответствовать сроку хранения соответствующего дела в сводной номенклатуре. Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в налоговых органах не менее шести месяцев после завершения документооборота.
Отправленные и принятые электронные документы подписываются электронной подписью. Они подлежат хранению в хранилищах налогоплательщиков и налоговых органов вместе с соответствующими сертификатами ключей проверки электронной подписи, использованными при подписании документов. Терминология приведена в соответствие с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Нормативные источники
