28 августа 2014
С 1 августа вступили в силу «Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи», утвержденные приказом Федеральной налоговой службы от 31 июля 2014 года № ММВ-7-6/398@.
Согласно п. 1.9 документа, участники информационного взаимодействия обеспечивают хранение электронных документов в электронной форме в порядке и в течение сроков, установленных законодательством РФ о налогах и сборах, а также Методическими рекомендациями. Для налогоплательщиков это требование означает необходимость
организации архивного хранения документов в течение четырехлетнего периода. Налоговые органы должны хранить все виды документов, указанных в пункте 1.4 Методических рекомендаций (см. ниже), в соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом ФНС России от 15 февраля 2012 года № ММВ-7-10/88@, то есть не менее пяти лет.
Особо стоит отметить, что рекомендации для налоговых органов в части хранения электронных документов ограничены только ведомственным перечнем. Участникам информационного взаимодействия для использования рекомендован архивный перечень 2010 года.
К электронным документам и электронным сообщениям, которыми участники информационного взаимодействия обмениваются в процессе электронного документооборота и обязаны хранить после создания (получения) документа, относятся:
• информационное сообщение о представительстве в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах;
• квитанция о приеме налоговой декларации (расчета) в электронной форме;
• уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронной форме;
• извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете);
• подтверждение даты отправки;
• уведомление об уточнении налоговой декларации (расчета) в электронной форме;
• извещение о получении;
• сообщение об ошибке.
Рекомендации по хранению электронных документов указаны в разделе 3 Методических рекомендаций. По каждому электронному документу в хранилище налоговых органов сохраняются обязательные сведения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 года № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Отмечается, что ежегодно в налоговых органах для указанных видов электронных документов в рамках сводной номенклатуры дел формируется одно или несколько дел в электронном виде. Срок хранения этих документов определяется согласно ведомственному перечню ФНС России. Он должен соответствовать сроку хранения соответствующего дела в сводной номенклатуре. Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в налоговых органах не менее шести месяцев по завершению документооборота.
Отправленные и принятые электронные документы подписываются с использованием средств электронной подписи. Они подлежат хранению в хранилищах налогоплательщиков и налоговых органов наряду с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки электронной подписи.
