Блог - страница 3

Осторожно, мошенники! У меня в распоряжении появился документ, на примере которого мы научимся распознавать мошенников.

Приказы по основной деятельности — основные распорядительные документы предприятия. На их основании организуется работа компании, решаются вопросы финансирования, снабжения, планирования и многие другие. Рассмотрим, какие бывают приказы по основной деятельности, как их правильно оформлять и хранить.

В любой организации со временем накапливается огромное количество документов. Одни из них должны быть переданы в государственный архив на длительное хранение до 75 лет, другие временно держат в архиве предприятия, а третьи можно уничтожить через год. Систематизирует большой объём документов и упрощает работу с ними номенклатура дел организации. Рассказываем, что собой представляет этот документ и как его правильно составить.

Прошивка документов только на первый взгляд кажется простой процедурой. На практике делать всё по установленным правилам весьма трудоёмко. Нужно правильно отобрать документы, подлежащие сшивке, при необходимости провести их полистную экспертизу ценности, сформировать итоговые дела по нормативным требованиям, иметь в распоряжении специальное оборудование и расходные материалы. А малейшие ошибки могут привести к неприятным последствиям. В статье разберёмся, как правильно прошить документы и в каких случаях это необходимо.

Документооборот в компании постоянно функционирует на протяжении всей жизнедеятельности организации. Наступает время, когда появляются документы, срок хранения которых истек. Предприятие имеет право самостоятельно провести утилизацию документов или обратиться к атсуорсинговым компаниям. Тот или иной способ предполагает процедуру по выбору документов к уничтожению. Правильно выполненный шаг по определению нужных документов будет способствовать оптимизации документооборота и развитию всей компании в целом.

В процессе документооборота компании появляется документация, которая требует определенных условий хранения. Такие документы называются конфиденциальными, и правильная организация хранения, обработки и уничтожения документов государственной важности – это важнейшая задача любого руководителя.

Компании с большим документооборотом все чаще пользуются услугами архивариусов для организации архивного хранения. Основная задача архивного специалиста – грамотная подготовка работы архива с документацией.

Архивная обработка документов – это комплекс мероприятий, который направлен на упорядочение и систематизацию документов различного срока хранения (постоянного, долговременного, временного), включая дела по личному составу с составлением описей дел.

При утрате или потере документов руководитель организации должен сформировать комиссию по выявлению причин пропажи. Это правило регламентируется п. 6.8 «Положения о документах и документообороте».

Переплет документов способен в процессе работы с ними защитить ценную информацию от потери или повреждений.