Ведение архива документов в организации

АВТОР

Редактор

02.12.2024

У любого юридического лица в процессе работы накапливаются документы, которые необходимо правильно размещать в архиве. Это позволяет систематизировать и сохранить большой объём информации, не допустив утраты важных бумаг и файлов. В статье подробно разберём, как создать и вести архив, чтобы он был удобным и соответствовал требованиям закона.

Какие документы размещают в архиве

Архив — это подразделение компании, отвечающее за хранение, комплектование, учёт и использование документов, которые признаны архивными (п. 9 ст. 3 № 125-ФЗ). К ним относят бумажные или электронные носители информации, которые соответствуют таким характеристикам:

имеют реквизиты для идентификации — название, номер, дату создания и другие;
содержат значимую информацию, которую необходимо хранить.

Можно сказать, что почти все документы, задействованные в бизнесе, подпадают под эти характеристики: договоры, графики, приказы, счета, планы, распоряжения, служебные записки и другие. Однако размещению в архиве подлежат не все из них, а только те, которые соответствуют пунктам 12 и 34 Правил по приказу Росархива № 77:

Законченные делопроизводством — это документы, которые выполнили свою задачу, больше не используются в текущей деятельности предприятия и сформированы в дело. В архив их отправляют с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их делопроизводство.
Документы, которые по закону необходимо хранить дольше 10 лет. Главный норматив, который устанавливает сроки хранения документации, — приказ Росархива № 236.

Документы, которые не соответствуют этим двум признакам, обычно не передают в архив. Они хранятся положенный срок в структурных подразделениях компании, затем проводится экспертиза ценности и ненужные уничтожаются. Несмотря на это, любая организация внутренними нормативными актами может определить виды документов подлежащих передаче на хранение и установить её график.

Обязанности по правильному хранению архивной документации закон возлагает на руководителя организации. Поскольку соблюсти все условия трудно, архивацию и хранение лучше доверить специализированным компаниям, имеющим специалистов с профильным образованием и большим опытом в архивном деле.

Как правильно организовать архив

Требования и правила, как хранить документы в организации, установлены законом. Если их нарушить, можно получить штраф или другие негативные последствия, например вред деловой репутации или дисквалификацию руководителя.

Организовывать размещение и хранение документов нужно так, чтобы не допустить их потерю и порчу. Архив желательно располагать в отдельном, обособленном помещении. В нём должны быть установлены противопожарные средства, сигнализация, а также всё необходимое оборудование для бумаг и электронных носителей — стеллажи, сейфы, шкафы, контейнеры.

Сотрудники обязаны соблюдать противопожарный, охранный, санитарно-гигиенический режимы, а также поддерживать оптимальный микроклимат. Требований, которые нужно учесть при создании архивохранилища, довольно много:

изолированность помещения от других огнеупорными конструкциями;
оснащение естественной и искусственной вентиляцией;
удобное расположение, чтобы был выход к лифту, лестнице;
отсутствие коммуникаций водоснабжения и водоотведения;
поддержание температурного и влажностного режимов;
при установке стеллажей необходимо учитывать требования к межстеллажным пространствам.

И это только часть требований. Полный список смотрите в п. 76–93 приказа Росархива №77.

Помимо правильной организации места хранения, необходима его регулярная ревизия. Ответственные лица должны проверять наличие и состояние хранимых дел, а при необходимости проводить обеспыливание, профилактическую обработку и реставрацию.

Способы и условия размещения документов

В правилах хранения Росархива приведены такие способы размещения архивных документов:

Бумажные — в коробках, папках, конвертах.
Аудиовизуальные — в специальных упаковочных ящиках, коробах и боксах, конвертах.
Цифровые и физически обособленные носителей (диски, флешки) — в упаковках, рекомендованных производителем.

Особо ценные документы рекомендуют хранить в металлических шкафах или закрытых стеллажах, чтобы избежать различных рисков. Документы необходимо защитить от перегрева и воздействия ультрафиолета, естественное освещение допускается при размещении на окнах светорассеивателей (фильтров, жалюзи), а искусственное — с закрытыми гладкими плафонами.

Оптимальные условия окружающей среды для хранения документов должны быть такими:

Бумага: температура воздуха — 17–19 °C, влажность — 50–55 %;
Аудиовизуальные: условия зависят от основы носителя и определены п. 5.14 Правил по приказу Росархива № 24.
Электронные на HDD и флешках: температура воздуха — 8–18 °C, влажность — 45–65 %.
Оптические диски: температура воздуха — 10–23 °C, влажность — 20–50 %.

Нельзя, чтобы в течение суток или сезона температура воздуха в архивохранилище менялась более чем на 5 °C, а влажность — более чем на 10%.

Как ввести в действие архив компании

Когда архивное помещение оснащено необходимым оборудованием и подготовлено к размещению документов, процесс архивного хранения можно запускать в работу. Однако чтобы с нуля ввести в действие архив, компании нужно ещё пройти следующие этапы.

Издание документов

На этом этапе компания разрабатывает и выпускает локальные акты и распорядительные документы, на основании которых будет работать архив:

Положение об архиве. Можно ориентироваться на Положение по приказу Росархива № 42.
Приказ директора о назначении работников, ответственных за архив.
Приказ директора о формировании экспертной комиссии (ЭК) из числа сотрудников организации.

На ЭК возлагается много важных задач по созданию и обеспечению работы архива, поэтому отбирайте в неё компетентных и ответственных сотрудников. Прежде всего комиссия отвечает за правильное проведение экспертизы ценности документов — обязательной процедуры перед их отбором на хранение и уничтожение. Чтобы создать ЭК, руководствуйтесь примерным Положением по приказу Росархива № 43.

Разработка номенклатуры дел

Номенклатура дел — это список наименований документов, формируемых в деятельности организации, с указанием их срока хранения. Создавать перечень рекомендуется по форме, приведённой в приложении № 1 к приказу № 77.

Номенклатура вводится в действие приказом руководителя по согласованию с экспертной комиссией в конце текущего года, то есть применяется с 1 января следующего года. А через год переутверждается с пересмотром состава, если в компании появились новые документы или их типы.

Важно! В номенклатуре также учитываются обычные документы, которые не завершены делопроизводством. Таким образом, создание номенклатуры необходимо не только для систематизации и учёта архивных документов, но и для текущей работы с документацией, которая не связана с архивированием.

Выделение документов к размещению в архиве

На этом этапе определяется перечень документов, подлежащих размещению в архиве. Как уже сказали выше, архивируются только те, которые:

попадают под признаки архивных — имеют долгосрочные сроки хранения и являются значимыми;
закончены делопроизводством.

Выявлением и отбором документов, подлежащим размещению в хранилище, занимается экспертная комиссия. ЭК должна проанализировать весь объём документации и правильно выбрать из неё ту, что подходит под необходимые критерии. Длительному хранению (свыше 10 лет) обычно подлежат:

уставы;
штатные расписания;
кадровые документы;
бухгалтерские и иные годовые отчёты;
приказы по основной деятельности.

Оформление регистров для учёта архивных документов

К обязательным учётным документам архива относят книгу учёта поступления и выбытия дел (образец — в приложении № 23 к приказу №77), лист фонда, опись дел, документов, дело фонда.

Передача документов на архивирование

На этом этапе утверждается график направления документов в хранилище и осуществляется их передача. Это заключительный этап формирования хранилища.

Документы в архив принимают уполномоченные на это сотрудники. Носители отправляют не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после их окончания делопроизводством.

Для передачи документов в архив необходимо:

Правильно сформировать документацию в дела. Они оформляются с учётом требований п. 49–61 Правил Росархива № 77. Дела по своему содержанию должны соответствовать заголовкам, приведённым в номенклатуре.
Передать документы в архив по описям дел — в порядке, регламентированном п. 62–64 Правил. Нужно обеспечить формирование обособленных описей для дел постоянного хранения, временного (сроком более 10 лет), в электронном виде, по личному составу, а также связанных с конкретной сферой деятельности (наукой, деятельностью следственных органов, судов).

Отметим, что сейчас у многих организаций большинство документов электронные. Они также подлежат размещению в архиве с учётом требований закона — поговорим об этом подробнее.

Как вести архив электронных документов

Электронный архив с нуля вводится в действие соответствующим локальным актом.

Электронные документы могут размещаться:

На дисках (флешках, других носителях). Как и бумажная документация, они поступают в обычный архив и обрабатываются по тому же алгоритму.
В электронной системе хранения электронных документов (СХЭД).

На заметку! Вне зависимости от типа носителя, формата и других особенностей электронного документа его нужно хранить в течение срока, установленного приказом № 236. Требования этого НПА одинаковы для документов на любых носителях — бумажных, электронных.

К электронным архивам тоже предъявляется большой объём требований — основные приведены в п. 134–158 приказа № 77:

СХЭД должна соответствовать законодательным нормативам о защите информации: № 390-ФЗ, № 149-ФЗ, № 152-ФЗ, постановления Правительства РФ № 1235, приказа ФСТЭК России № 17.
СХЭД должна быть совместима с системой электронного документооборота компании.
СХЭД должна включать функционал по приёму документации на архивное хранение, обеспечивать её целостность, учёт. А также делать и сохранять резервные копии данных, если понадобится их восстановление.

Документ, направляемый в электронный архив, содержит (п. 141 Правил):

основную файловую часть в формате PDF;
файлы приложений в совместимых форматах;
файлы электронной подписи (если она использовалась);
файл метаданных (с регистрационно-учётными сведениями).

На заметку! Цифровые документы могут быть созданными с нуля электронными файлами либо представлять собой оцифрованные копии бумажных носителей. Во втором случае они должны соответствовать требованиям п. 160 Приказа № 77: содержать файл с описанием, электронные копии и приложения в формате PDF/А.

Для разработки СХЭД нужно много ресурсов — IT-сотрудники с высокой квалификацией, подходящее оборудование и программное обеспечение. Поэтому большинство компаний для организации и ведения СХЭД привлекают сторонних специалистов, хорошо знакомых с архивным делом и электронным документооборотом.

Как вести архив компании: главные правила

Ведение архива документов в организации регулируется положением о его работе, созданным на основе приказа № 42. Нормативный акт определяет, кто из сотрудников имеет доступ к архиву, право его специалистов требовать от других работников соблюдения правил работы с документами, а также порядок их выдачи и приёма по запросу.

Также в архивном делопроизводстве специалистам нужно выполнять действия, установленные приказом Росархива № 77. В их числе:

Вести книгу учёта поступления и выбытия дел — в ней отражаются все первичные и повторные поступления, а также выбытие документации. По состоянию на 1 января года, идущего за отчётным, специалист архива подсчитывает число поступивших и выбывших дел в течение года.
Организовывать инвентаризацию — проверку наличия документов. Регулярно проводится плановая ревизия — не реже одного раза в 10 лет. А также внеплановая — по потребности. Например, в случае смены работника, отвечающего за архив, при реорганизации юрлица, массовом перемещении документации при ЧС.
Выявлять неисправимо повреждённые документы с составлением акта при участии ЭК.
Выдавать документы на основании письменного заявления сторонним организациям и работникам структурных подразделений организации. Выдачу документа по запросу оформляют актом на основании служебной записки либо заявки. На место выданного дела помещается временная карта-заместитель.
При необходимости — организовывать перевозку архивных документов. Важно соблюсти условия безопасной транспортировки, сохранить целостность документов, поэтому их перевозят при личном участии работника архива.

Чтобы юридическому лицу организовать и вести архив, нужно хорошо знать законодательную базу, следить и ориентироваться в её изменениях и иметь достаточный опыт. Поэтому лучше всего отдать эти процессы на аутсорсинг архивной компании.

«Делис Архив» более 20 лет оказывает полный спектр архивных услуг компаниям Москвы и других городов России. Мы проведём комплексную оценку документальной базы вашего предприятия, поможем в организации архива и его ведении. Среди наших специалистов — ведущие эксперты в области архивного дела и делопроизводства, которые справятся с задачей любой сложности.

Если вы нуждаетесь в архивной обработке документов, оставляйте заявку или закажите звонок на нашем сайте — мы свяжемся с вами и обсудим детали сотрудничества.