Архивное делопроизводство

В отличие от государственных учреждений, для коммерческих организаций нет строгого требования создавать архив. Но каждое предприятие по закону обязано обеспечивать сохранность документов и соблюдать правила их хранения. Поэтому организация архивного делопроизводства необходима всем компаниям. Как правильно его вести, сколько времени нужно хранить документы и как передавать их в архив — рассказываем подробно.

Понятие и задачи архивного делопроизводства

Архивное делопроизводство — это комплекс процедур по учёту, приёму и хранению документов в архиве. Несмотря на то, что создание архива обязательно только для госкомпаний, коммерческим это тоже может быть необходимо. Закон устанавливает конкретные сроки хранения для разных видов документов, поэтому утилизировать их раньше времени нельзя, даже если делопроизводство по ним уже завершено. Значит, их нужно где-то размещать, учитывать, проводить ревизию и уничтожать по окончании установленного периода. А ещё надо так организовать хранение, чтобы при необходимости документ можно было легко найти и он был в удовлетворительном состоянии. Это может потребоваться, например, при проверках контролирующих органов или судебных разбирательствах.

Именно поэтому архивное делопроизводство ведётся в компаниях любых размеров и любых сфер деятельности. Спектр его задач широк:

• экспертиза ценности документов;

• формирование дел и составление их описей; 

• составление номенклатуры дел;

• комплектование архива;

• учёт документов на хранении;

• обеспечение правильных условий хранения;

• исполнение запросов к документам архива;

• утилизация документов по истечении срока хранения.

И это только некоторые задачи. На деле их гораздо больше, а их выполнение требует профильного образования, знаний законодательства в области архивного дела и опыта. Поэтому многие компании обращаются за архивными услугами в специализированные компании.

Сроки хранения документов

Для определения сроков хранения документов ориентируйтесь на Перечень к приказу Росархива № 236. В нём приведены нормативы для разной документации: бухгалтерской, кадровой, управленческой, которые применяются в деятельности негосударственной организации. Вот примеры для некоторых документов:

Срок хранения (3, 5, 10 лет и т. д.) отсчитывают с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства документа. К примеру, договор на оказание охранных услуг заключили в 2023 году, а закончили работу по нему в 2024 году — отсчёт срока хранения начнётся с 1 января 2025 года. Хранить договор надо 5 лет, то есть до 1 января 2030 года.

Сроки хранения в приказе № 236 для отдельных видов документов могут иметь уточнения: «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации предприятия» и т. д. Обязательно обращайте внимание на примечания законодателя. К примеру, по п. 36 хранить доверенности, выданные руководителем компании, нужно 5 лет. Но в их отношении действует особенное правило расчёта срока. Согласно примечанию, отсчёт начинается после истечения срока действия доверенности или её отзыва.

Также специальные правила расчёта срока хранения могут применяться для бухгалтерской документации. К примеру, отсчёт срока хранения первичной документации (5 лет) начинается по завершении отчётного (налогового) периода, в котором этот документ применялся.

Организация архива и передача дел на хранение

Архивное хранилище представляет собой место хранения архивной документации, в котором она надёжно защищена от порчи и несанкционированного доступа. Под него может отводиться отдельное помещение или просто закрытый шкаф или сейф, если компания маленькая. Многие организации предпочитают сдавать документы в частные архивы, чтобы освободить площадь и не нагружать сотрудников лишними обязанностями.

Не все документы обязательно хранить в архиве — только те, срок хранения которых более 10 лет. Если по закону он меньше, то документ по окончании делопроизводства можно просто оставить в отделе компании на указанный срок, а потом уничтожить. Архивные документы передают в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения по ним делопроизводства.

Отметим, что если организация относится к источникам комплектования госархива, то её документооборот находится под контролем государственного архива, дела передаются туда. У частных компаний передача дел в госархив происходит обычно при ликвидации или банкротстве и касается в основном дел по личному составу. В этом случае в госархив передаются трудовые договоры, личные карточки, приказы, перечни профессий с вредными условиями и т. д.

Для сдачи в госархив, архив организации или коммерческий архив документы должны быть оформлены в дела: переплетены, прошиты, пронумерованы, расположены в хронологическом порядке. Составляется опись к каждому делу — список документов с порядковым номером и количеством страниц. Дело должно иметь оформленную по правилам обложку и лист-заверитель, в котором указывают количество листов, номера описи и дела, отмечают повреждённые страницы.

При создании архива руководствуются законом об архивном деле № 125-ФЗ, приказом № 77 Росархива, ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Требования к помещению архива

Главное требование к архиву — обеспечить сохранность документов и достаточный уровень конфиденциальности. Помещение, где хранятся носители информации, должно быть изолированным от других огнеупорными конструкциями. Оно не должно быть в подвале или на чердаке, в нём не размещают водные коммуникации, иначе в случае аварии возможна порча документов.

Также помещение оборудуют пожарной сигнализацией и системой пожаротушения, обеспечивают подходящий микроклимат. К примеру, для бумажных носителей это температура воздуха +17…+19 °C, а влажность — 50–55 %. 

Этапы создания архива

На крупных предприятиях архив создают как отдельное подразделение или часть службы делопроизводства. В небольших организациях функции архивиста часто выполняет секретарь или бухгалтер. Но если нагрузка возрастает, обязанности лучше возложить на отдельного архивариуса, создать архивный отдел или отдать на аутсорсинг. 

Создание архива компании включает несколько этапов:

1. Руководитель утверждает положение об архиве, приказ о назначении ответственных лиц за ведение архива, формировании экспертной комиссии.

2. Создаётся номенклатура дел (НД). Она имеет вид перечня заголовков дел, которые заводятся в организации, со сроками хранения. Есть установленная форма, которую можно брать за образец. Отметим, что НД содержит и обычные документы, которые ещё находятся в работе, а не только архивные.

По закону вести номенклатуру дел и согласовывать её с госархивом обязаны только те организации, которые являются источниками комплектования государственного архива. Остальные решают сами, составлять её или нет. Мы настоятельно рекомендуем не пренебрегать документом, поскольку он систематизирует делопроизводство и упрощает работу архива. С её помощью легче вести учёт дел, отслеживать сроки. Каждый год НД обновляется.

1. Проводится экспертиза ценности документов экспертной комиссией (ЭК) из числа сотрудников. ЭК отбирает документы и дела для передачи в архив — они обрабатываются, переплетаются, составляет описи дел, предисловие к описи и историческую справку. 

2. По результатам архивирования и утверждения описей руководителем организации, определяется график передачи дел в архив. На хранение дела принимает назначенный сотрудник архива, в каждом экземпляре описи ставится отметка о приёме дела. Фиксируются количество принятых дел и дата приёма.

Как вести электронный архив

Электронный документооборот постепенно вытесняет бумажный — заключать договоры или сдавать налоговые декларации можно в цифровом виде. Ведение электронного архива имеет много преимуществ, в том числе экономит место, упрощает поиск, обеспечивает нужную конфиденциальность с помощью различных уровней доступа, облегчает процедуру уничтожения по истечении срока.

В организации электронного архива есть свои правила, они также определяются законом об архивном деле и Приказом Росархива № 77. Обязанности создавать электронный архив у коммерческих организаций тоже нет, но сохранность электронных документов должна быть обеспечена. Сроки хранения электронных отчётов, договоров, инструкций и прочего такие же, как и у обычных на бумажных носителях.

Электронные документы могут создаваться с нуля или быть оцифрованными дубликатами бумажных. Учитывайте, что во втором случае нужно сохранить печатный оригинал — просто отсканировать и выбросить бумажную версию, у которой срок хранения ещё не истёк, нельзя. 

Из электронных документов тоже формируются дела и составляются описи. К основному файлу прилагаются файл электронной подписи и файл описания с указанием регистрационно-учётных сведений (метаданных). Используется специальный формат файлов PDF/A-1A.

Для хранения электронных документов тоже выдвигают определённые условия. К примеру, цифровой архив должен быть совместим с системой ЭДО компании, соответствовать нормативам о защите информации, иметь функционал для прочтения, учёта, создания резервных копий, восстановления данных и другой. 

Проводить ревизию электронного архива нужно минимум раз в 5 лет — оценивать состояние физического носителя, контролировать воспроизведение файлов. Если изменилось программное обеспечение, электронный архив нужно обновить.

Что делать с документами, если срок хранения истёк

Утерянные или уничтоженные документы, срок хранения которых ещё не истёк, подлежат восстановлению. Если их потребуют контролирующие ведомства, можно получить штраф. За нарушение правил хранения документации предусмотрены штрафы по статьям 13.20 и 13.25 КоАП РФ. Если документы уничтожены или повреждены по уважительной причине (пожар, затопление, кража), понадобится документальное подтверждение. Это может быть справка из МЧС, управляющей компании и т. д. Но восстановить документы всё равно потребуется.

По истечении установленного срока хранения документы можно уничтожить, но по определённым правилам с документальным оформлением процедуры. Просто так их выбросить в мусор или сжечь нельзя.

Уничтожение документов проводят в несколько этапов: 

1. Проводится экспертиза ценности, в ходе которой выявляют документы с истекшим сроком хранения.

2. Составляется акт о выделении дел на уничтожение — после утверждения руководителем описей дел по личному составу и основной деятельности.

3. Акт утверждает руководитель, документы передаются на утилизацию. Подтверждается факт уничтожения тоже актом, в котором указываются дата и время проведённой процедуры, количество и вес документов. Акты необходимо сохранить.

Самый распространённый и эффективный способ уничтожения документов — измельчение на промышленных шредерах. Лучше всего доверить процедуру специализированным компаниям, знакомым с архивным делом и гарантирующим соблюдение законодательных нормативов и конфиденциальности.

«Делис Архив» предлагает полный комплекс архивных услуг — от архивной обработки до уничтожения документов. Наша компания уже более 20 лет работает в архивном деле, имеет лицензию ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации. Мы возьмём на себя все заботы по архивной подготовке документов, организуем правильный учёт и хранение и поможем избавиться от лишнего. Чтобы подробнее узнать об услугах и ценах, позвоните нам или закажите обратный звонок.

• Благодарственные письма

• Наши клиенты
• Отзывы

Электростройснабкомплект

Хохтиф Инфрастракчэ ГмбХ

Первое коллекторское бюро

Национальная служба взыскания

Той.ру

Кинотавр

Евраз

Каркаде

ВЦИОМ

Всероссийский центр изучения общественного ...

Все благодарности Смотреть отзывы

Поделиться в соц. сетях: