Каждый архивист рано или поздно задумывается о том, как продлить жизнь документов и спасти от, казалось бы, неминуемой «смерти» бумаги, пострадавшие в результате неправильного хранения или форс-мажорных обстоятельств. Предлагаем вам несколько приемов неотложной помощи, которые помогут сохранить важные документы и отреставрировать их в случае намокания или атаки плесневыми грибами.
Известно, что документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных факторов: воды, огня, света и в редких случаях кражи. Если изначально они находились в хорошей сохранности, то со временем бумага неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием многообразных факторов среды.
Почему бумага разрушается
Немецкие специалисты в области архивоведения пришли к неутешительным выводам: на сегодняшний день 90% библиотечного и архивного фонда Германии находится под угрозой. В категорию риска попали почти все документы, книги, газеты и журналы за последние два столетия. Это связано с тем, что с середины XIX века было запущено бумажное производство, которое технологически отличалось от его предшественника – текстильного способа изготовления средств печати.
С этого момента за основу стали брать древесную массу, в состав которой входили кислотообразующие компоненты. Со временем кислота разрушает волокна целлюлозы, делая бумагу хрупкой и ломкой. В итоге документ быстро приходит в негодность и разрушается, что усиливается воздействием факторов внешней среды.
Аналогичная ситуация сложилась и в российской практике. Большой объем исторически ценных бумаг и документов с малым сроком жизни на предприятиях состаривается раньше отведенного им времени. В некоторых случаях виной становятся непредвиденные ситуации, как например, несоблюдение влажностного и температурного режима, затопление архивных помещений, пожар и др. Однако даже если вам кажется, что документы хранятся в соответствии со всеми нормативными требованиями, не лишним будет провести внимательный осмотр бумаг.
Во время экспертизы сохранности документов следует обратить внимание на следующие признаки повреждения документов:
- цветные пятна на листах;
- выпавшие участки бумаги;
- сцементированные листы;
- ветхая бумага;
- разрывы;
- трещины;
- пушистые колонии грибов;
- налет грибных спор и др.
Как восстановить намокшие документы
Причиной намокания документов может стать как затопление помещения или отключение отопления в зимнее время года, приводящее к критическому повышению влажности и нарушению гидроизоляции стен, так и непредвиденные обстоятельства (протекание крыши, прорыв канализационной системы и др.). В таких случаях важно оперативно принять меры не только по устранению причин увлажнения, но и сушке намокших документов.
Первое правило, о котором следует помнить в данной ситуации, мероприятия по сушке необходимо начать не позднее 48 часов после намокания.
Чем раньше это произойдет, тем больше вероятности спасти пострадавший документ.
Среди наиболее популярных методов восстановления намокших документов можно выделить следующие виды сушки:
Диффузионная сушка – затратный способ, требующий круглосуточной работы с намокшими документами. Его суть заключается в прокладке намокших листов газетной бумагой или салфетками, которые вбирают в себя избыточную влагу. Однако необходимость часто менять бумагу делает диффузионную сушку очень трудоемким процессом.
Воздушная сушка – недорогой способ сушки документов, который подходит для слегка увлажненных документов. За счет применения бытовых вентиляторов в помещении обеспечивается свободная циркуляция воздуха.
Осушение воздуха не требует много пространства, но для его реализации необходимо специальное оборудование. В некоторых случаях организации не закупают, а арендуют устройства для сушки документов.
Сушка замораживанием – очень эффективный, но вместе с тем дорогой метод, который может занять от двух недель до нескольких месяцев. Глубокое и быстрое замораживание документов и дальнейшая сушка в вакуумной камере испаряет лед из бумаги, минуя стадию воды. Используя этот способ, можно спасти даже рукописные тексты, написанные чернилами. Он является спасением для документов в тех случаях, когда оперативное применение других видов сушки невозможно.
Сушка документов в вакуумной камере позволяет сушить до 3500 стандартных архивных дел одновременно. Режим сушки подбирается в каждом случае индивидуально. При выборе режима учитывается степень увлажненности, сорт бумаги и тип переплета. Все это позволяет свести к минимуму последствия намокания (деформацию переплета и бумаги) и избежать возможных затрат на повторный переплет. Это, пожалуй, самый быстрый способ, который в среднем занимает от 8 до 12 часов. Он позволяет устранить последствия намокания и сохранить архив организации в целости и сохранности.
Как спасти документы от плесени
В помещениях, не имеющих вентиляции и отопления, в подвальных и чердачных этажах никто не застрахован от протечек отопительных труб или пожаров, в результате которых, документы страдают не только от повышенной влажности, способной привести к появлению плесневых грибов.
Споры грибков повреждают документы механически, прорастая сквозь волокна бумаги и химически разлагая целлюлозу и клей, вызывая слизеобразование, слипание и распад листов. Наиболее часто заражению подвергаются места проклеенные клеем (корешки дел) из природных продуктов (желатин, мука, крахмал).
В настоящее время известно более 200 видов грибов, которые могут поражать бумагу, из них 40 видов обитают в местах хранения документов постоянно! Развитие грибных спор становится возможным при повышении уровня влажности свыше 65-68%. Скорость поражения документов зависит от уровня влажности в помещении.
С повышением уровня влажности время, необходимое для развития плесени, сокращается от 120-150 дней (при уровне влажности 70-75%) до 5-30 дней (при уровне влажности 85-100%). При благоприятных условиях (повышенная влажность, плохая вентиляция, подмокшие документы) грибы способны за 2 месяца разрушить до 50% целлюлозы в бумаге. Однако заражение документов – не единственный вред, который могут нанести колонии плесневых грибов. Они также представляют угрозу для здоровья человека, так как являются возбудителями многих заболеваний.
Самые распространенные методы обработки зараженных документов – обработка парами формалина или при помощи высокочастотного тока. Но они имеют существенные недостатки.
Формалин плохо проникает внутрь бумаги и остается вероятность размножения остаточных спор. Кроме того, такая дезинфекция требует полистной очистки документов после обработки. И нельзя забывать о том, что формалин является канцерогеном и представляет опасность для человека.
Обработка высокочастотным током требует изъятия из дел всех металлических креплений (скрепок и скоб) и не подходит для документов склеенных ПВА и силикатным клеем.
Фумигация – обработка документов ядохимикатами, находящимися в газообразном состоянии. Это наиболее рациональный и щадящий для документов способ обработки. Его достоинствами являются:
- высокая способность газообразных веществ проникать внутрь обрабатываемых документов и легко улетучиваться при проветривании;
- возможность не проводить предварительную подготовку документов (изъятие скрепок и скоб);
- возможность обрабатывать любые документы независимо от способа переплета и сорта бумаги;
- возможность обработать до 3500 дел стандартного размера одновременно;
- в результате обработки корешки и обложки дел не деформируется;
- газовая обработка не наносит ущерба тексту независимо от способа воспроизведения (рукописный, машинописный, чернильный или карандашный);
- обработанные документы не сохраняют запаха химикатов.
Другой способ, применяемый в практике архивных компаний, это обработка документов на специализированном оборудовании импортного производства смесью окиси этилен оксида. Она способна уничтожить самые стойкие виды грибов: хетомиум, пеницилиниум, альтернария, хризоспориум, мукор и др.). Обработка зараженных документов проводится в несколько этапов:
Подготовительный этап включают в себя:
- выгрузку упакованных архивных дел и укладку на поддоны;
- перемещение дел в помещение участка предварительной подготовки к дезинфекции;
- распаковку дел и осмотр с целью выявления очага заражения;
- раскладку расширителей в дела с учетом степени влажности документов, толщины дела, сорта бумаги;
- формирование связок дел, подготовленных к обработке.
Проведение камерной дезинфекции включает в себя:
- размещение связок дел на паллетах автоматического транспортера;
- размещение биологических индикаторов со спорами, наиболее стойких грибов;
- обработка химическим составом;
- в случае необходимости локальная обработка документов антисептиками нового поколения;
- выгрузка связок дел и размещение документов в специализированной камере для проветривания и удаления остатков смеси этилен оксида.
Заключительный этап включают в себя:
- выгрузку связок дел, распаковку, изъятие биологических индикаторов со спорами грибов;
- изъятие расширителей;
- механическую очистку документов от видимых остатков мертвых грибов и следов их жизнедеятельности;
- обеспыливание дел;
- упаковку дел в плотную бумагу, связывание;
- оформление этикетки о проведенной обработке.
После проведения дезинфекции проводится биологический контроль качества с помощью специальных тестов.
Консервация документов
Чтобы уберечь документы от возможной порчи, следует выполнить комплекс мероприятий по консервации (сохранению) существующих документов. Среди них можно выделить электронное архивирование, ламинирование, покрытие прозрачным лаком и др.
Электронной архивирование позволяет создать цифровые образы документов и таким образом обеспечить сохранность информации. Однако это не спасает от физической порчи оригиналы документов.
Ламинирование представляет собой покрытие бумаги специальной пленкой, которая защищает от воздействий среды.
Покрытие прозрачным лаком – нестандартный способ сохранения документов, который тем не менее применяется в архивной практике. Для этого на документ наносится немного лака, и в таком виде он может храниться дольше стандартных сроков хранения. Конечно, векового хранения лак не обеспечит, однако он сохранит документ, защитив его от разрушения.
Если документ сильно поврежден, то применяются более сложные и многоуровневые процессы, требующие профессионального технического оснащения архивного отдела.
Этапы консервации
Машинная консервация. По новой технологии все страницы можно консервировать машинным способом. При этом сначала листы помещаются в специальную ванну для консервирования, а далее проходят сушку. Особо чувствительные или сильно поврежденные листы проходят ручную консервацию.
Ручная реставрация. В случае если страницы сильно повреждены, дополнительно проводится мелкая реставрация – устранение трещин и образовавшихся пустот. Поврежденные страницы восполняются при помощи сверхтонкой пленки или японской бумаги (японская бумага более прочная, чем бумага из древесной целлюлозы и ее практически невозможно порвать – примеч. ред.).
Разглаживание и упаковка. После машинного и ручного консервирования документы сортируются вместе в правильной очередности. Возникший после водных процедур объем листов убирается при помощи разглаживания. В конце все бумаги еще раз проходят контроль и упаковываются. Сопроводительная документация с пошаговой отчетностью о проделанной работе гарантирует надежность и качество работ по консервации.
Немецкие технологии консервирования документов
Технологии, разработанные исследователями Бюкебурга, сегодня успешно используются для предотвращения процесса распада бумаги. Применяется машинный одностраничный принцип, который позволяет не только нейтрализовать бумагу, но и достигнуть прочности бумажного волокна и защитить документы от механических повреждений.
Для консервирования машинным методом используется смесь из гидроксикарбоната магния и метилцеллюлозы, а также некоторые закрепители. В результате имеющаяся в бумаге кислота нейтрализуется, а щелочь обеспечивает длительное хранение. Одновременно с этим повышается прочность бумаги.
На начальном этапе документы очищаются и разбираются на отдельные листы, при этом удаляются скрепки, металлические части и склейки, по необходимости закрываются мелкие трещины.
Страницы нумеруют, присваивая им унифицированный цифровой и буквенный код, чтобы в последующем их можно было правильно интегрировать в архив. Нумерация наносится при помощи лазерного принтера стойкими чернилами. Затем листы классифицируются в зависимости от типа требуемых работ по консервации.
Современные технологии позволяют увеличивать скорость процесса обработки и консервации документов. Компактные устройства по консервации с оборотом от 400 до 1000 страниц формата А4 в час обеспечивают годовую производительность в количестве от 700 000 до 1 700 000 листов. Помимо этого, техника позволяет обрабатывать документы больших форматов.
Анна Данилова
Заместитель начальника отдела архивной обработки
"Делис Архив"
Все благодарности
Смотреть отзывы
