Подготовка документов к уничтожению

Документооборот в компании постоянно функционирует на протяжении всей жизнедеятельности организации. Наступает время, когда появляются документы, срок хранения которых истек. Предприятие имеет право самостоятельно провести утилизацию документов или обратиться к атсуорсинговым компаниям. Тот или иной способ предполагает процедуру по выбору документов к уничтожению. Правильно выполненный шаг по определению нужных документов будет способствовать оптимизации документооборота и развитию всей компании в целом.

Процесс утилизации документов включает в себя следующие этапы:

  1. проведение экспертизы ценности документации;
  2. составление акта о выделении дел к уничтожению;
  3. физическое уничтожение документов;
  4. составление акта о физическом уничтожении документов.

Экспертиза ценности

Уничтожение документации начинается с проведения экспертизы. Для начала организуется экспертная комиссия, занимающаяся работой по определению ценности документов.

Основная задача экспертизы – решить, какие документы – ценные, чтобы их можно было определить на хранение, а какие документы подлежат уничтожению. Причем на документы, которые хранятся свыше 10 лет, составляются описи.  

Сроки хранения документов

Комиссия при выборе документов на уничтожение руководствуется установленными законами о сроках хранения документов, которые определены «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010.

Акт о выделении дел к уничтожению

Как составить акт на уничтожение документов? Во-первых, в него необходимо внести весь список документов, который предлагается к уничтожению. Это может быть документация, у которой истек срок хранения, черновики, копии. В акте или ином нормативном документе необходимо указать обобщенные заголовки, количество документов, а также в соответствии с какой статьей Перечня будет производиться уничтожение.

Физическое уничтожение документов

Когда документы отобраны комиссией и на них составлен и утверждён акт, они отправляются на уничтожение. Компания может самостоятельно уничтожить документы либо обратиться в специализирующуюся на данном виде услуг организацию, которая выполнит безопасную утилизацию.

Способ уничтожения зависит от специфики отрасли и финансовых возможностей компании. Утилизировать документацию можно с помощью офисных и производственных шредеров, баз вторсырья, сжигания и т.д.

Каким документом оформляется уничтожение дел?

Списание документов на уничтожение оформляется актом о физическом уничтожении, в котором указывается вес и количество единиц хранения. Этот акт составляет лицо, которое физически осуществляет процедуру утилизации.

Акт о физическом  уничтожении утверждается и идет на подпись только после окончания процесса фактического уничтожения документов.

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Анна Суханова, менеджер по работе с клиентами