Документооборот в компании постоянно функционирует на протяжении всей жизнедеятельности организации. Наступает время, когда появляются документы, срок хранения которых истек. Предприятие имеет право самостоятельно провести утилизацию документов или обратиться к атсуорсинговым компаниям. Тот или иной способ предполагает процедуру по выбору документов к уничтожению. Правильно выполненный шаг по определению нужных документов будет способствовать оптимизации документооборота и развитию всей компании в целом.
Процесс утилизации документов включает в себя следующие этапы:
-
проведение экспертизы ценности документации;
-
составление акта о выделении дел к уничтожению;
-
физическое уничтожение документов;
-
получение документа, подтверждающего факт утилизации.
Экспертиза ценности
Уничтожение документации начинается с проведения экспертизы. Для начала организуется экспертная комиссия, занимающаяся работой по определению ценности документов.
Основная задача экспертизы – решить, какие документы – ценные, чтобы их можно было определить на хранение, а какие документы подлежат уничтожению. На дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются описи в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Сроки хранения документов
Комиссия при выборе документов на уничтожение руководствуется установленными сроками хранения документов, которые определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а также специальными перечнями и иными нормативными правовыми актами для соответствующих видов документов.
Акт о выделении дел к уничтожению
Как составить акт на уничтожение документов? Во-первых, в него необходимо внести весь список документов, который предлагается к уничтожению. Это может быть документация, у которой истек срок хранения, черновики, копии. В акте указывают обобщенные заголовки групп документов, годы документов, количество дел или единиц хранения, а также статьи действующих перечней со сроками хранения. Рекомендуемый образец акта приведен в приложении № 3 к Правилам, утвержденным приказом Росархива № 77.
Дела включаются в акт, если срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Проекты описей дел постоянного хранения и по личному составу и проект акта о выделении документов к уничтожению рассматриваются экспертной комиссией одновременно. После необходимого согласования акт утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо (пп. 26, 28 и 30 Правил № 77).
Физическое уничтожение документов
Когда документы отобраны комиссией и на них составлен и утвержден акт, они отправляются на уничтожение. Компания может самостоятельно уничтожить документы либо обратиться в специализирующуюся на данном виде услуг организацию, которая выполнит безопасную утилизацию. Передавать документы в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, можно после утверждения акта о выделении к уничтожению (п. 31 Правил № 77).
Документы, содержащие персональные данные, сведения для служебного пользования или иную информацию ограниченного доступа, уничтожают путем механического измельчения или иным способом, исключающим возможность восстановить их содержание. Уничтожение персональных данных подтверждают с учетом Требований, утвержденных приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.
Каким документом оформляется уничтожение дел
Факт утилизации подтверждается документом организации, принявшей документы на переработку или уничтожение. Такой документ прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 31 Правил № 77). При самостоятельном уничтожении организация оформляет документ, позволяющий подтвердить состав уничтоженных документов, дату и способ уничтожения.
Если уничтожались персональные данные, акт должен содержать сведения, предусмотренные приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179; при автоматизированной обработке дополнительно оформляется выгрузка из журнала регистрации событий.
