8 800 707 87 00Работаем в обычном режиме

  

Система управления документацией. Важность и особенности

Документация – неотъемлемая часть работы любой компании. От качества и алгоритма работы с ней зависят эффективность управленческих решений и деятельность организации.

Вопрос управления документацией важен для всех звеньев, участвующих в бизнес-процессах. Налаженная система документооборота в компании дает возможность сократить время операционной деятельности и направить его на более важные задачи. Особенно это актуально для предприятий, которые ежедневно сталкиваются с необходимостью приема, обработки и хранения нескольких сотен документов.

Децентрализованная или смешанная форма документооборота на предприятиях, имеющих несколько структурных подразделений, может вызывать конфликтные ситуации и снижение скорости обработки и свода данных. Следствием являются отсутствие слаженности работы и нарушение взаимодействия подразделений, что в целом сказывается на развитии и перспективах организации.

Работа с документооборотом на уровне ответственных за это сотрудников зачастую является причиной низкой профессиональной эффективности. Отсутствие четкой системы управления документами неизменно влечет рутину, потерю документации и низкую производительность труда. Многие организации в этом случае допускают ошибку, нанимая дополнительных сотрудников, при этом наблюдается исключительно рост расходов на содержание и обучение новых штатных единиц.

В каких случаях необходимо эффективное управление документацией

Например, при большом количестве входящих, исходящих и внутренних документов на предприятиях возникают существенные затруднения в момент проверок. Так, конец каждого отчетного периода становится головной болью для сотрудников, руководителей структурных подразделений и владельцев бизнеса.
Это связано с тем, что камеральные проверки ФНС и других контролирующих органов сопровождаются истребованием большого объема документации в целях проверки легитимности экономической деятельности предприятия.

Найти и предоставить их инспектору необходимо за считаные часы, в противном случае организации грозит штраф или другие санкции, которые негативно отразятся на рентабельности.
В этом примере ярко отражено, как порядок работы с документами определяет успешность, законность, эффективность и прогрессивность любого бизнеса.

Оптимальное решение для корпоративных целей – электронный документооборот

Централизованная форма документооборота, облеченная в электронный формат, – это оптимальное решение для современных предприятий любого масштаба, определяющее их финансовую успешность.
Электронные системы ведения документации позволяют решать сложные организационно-технические задачи, стоящие перед корпоративной системой документооборота. Современные технологии обеспечивают не только четкую структурную организацию документов, но и их безопасность, что немаловажно в условиях высокой конкуренции.

СУЭД – эффективное и универсальное решение, подходящее для целого ряда задач:
  • существенно сокращается время на поиск нужной информации;
  • максимально снижается риск потери документов;
  • повышается эффективность работы структурных подразделений;
  • отсутствуют ошибки и срывы сроков исполнения контрактов;
  • возможность удобной систематизации документов;
  • возможность формирования информационной среды предприятия.

Внедрение корпоративной системы СУЭД стоит доверять профессионалам, обладающим необходимой технологической базой, с последующим обслуживанием организации и обучением персонала работе с системой.

Поделиться в соц. сетях:



Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора
8 800 707 87 00Работаем по всей России