Документация – неотъемлемая часть работы любой компании. От качества и алгоритма работы с ней зависят эффективность управленческих решений и деятельность организации.
Вопрос управления документацией важен для всех звеньев, участвующих в бизнес-процессах. Налаженная система документооборота в компании дает возможность сократить время операционной деятельности и направить его на более важные задачи. Особенно это актуально для предприятий, которые ежедневно сталкиваются с необходимостью приема, обработки и хранения нескольких сотен документов.
Децентрализованная или смешанная форма документооборота на предприятиях, имеющих несколько структурных подразделений, может вызывать конфликтные ситуации и снижение скорости обработки и свода данных. Следствием являются отсутствие слаженности работы и нарушение взаимодействия подразделений, что в целом сказывается на развитии и перспективах организации.
Работа с документооборотом на уровне ответственных за это сотрудников зачастую является причиной низкой профессиональной эффективности. Отсутствие четкой системы управления документами неизменно влечет рутину, потерю документации и низкую производительность труда. Многие организации в этом случае допускают ошибку, нанимая дополнительных сотрудников, при этом наблюдается исключительно рост расходов на содержание и обучение новых штатных единиц.
В каких случаях необходимо эффективное управление документацией
Например, при большом количестве входящих, исходящих и внутренних документов на предприятиях возникают существенные затруднения в момент проверок. Так, конец каждого отчетного периода становится головной болью для сотрудников, руководителей структурных подразделений и владельцев бизнеса.
Это связано с тем, что камеральные проверки ФНС и других контролирующих органов сопровождаются истребованием большого объема документации в целях проверки легитимности экономической деятельности предприятия.
Найти и предоставить их инспектору необходимо за считаные часы, в противном случае организации грозит штраф или другие санкции, которые негативно отразятся на рентабельности.
В этом примере ярко отражено, как порядок работы с документами определяет успешность, законность, эффективность и прогрессивность любого бизнеса.
Оптимальное решение для корпоративных целей – электронный документооборот
Централизованная форма документооборота, облеченная в электронный формат, – это оптимальное решение для современных предприятий любого масштаба, определяющее их финансовую успешность.
Электронные системы ведения документации позволяют решать сложные организационно-технические задачи, стоящие перед корпоративной системой документооборота. Современные технологии обеспечивают не только четкую структурную организацию документов, но и их безопасность, что немаловажно в условиях высокой конкуренции.
СУЭД – эффективное и универсальное решение, подходящее для целого ряда задач:
- существенно сокращается время на поиск нужной информации;
- максимально снижается риск потери документов;
- повышается эффективность работы структурных подразделений;
- отсутствуют ошибки и срывы сроков исполнения контрактов;
- возможность удобной систематизации документов;
- возможность формирования информационной среды предприятия.
Внедрение корпоративной системы СУЭД стоит доверять профессионалам, обладающим необходимой технологической базой, с последующим обслуживанием организации и обучением персонала работе с системой.
Все благодарности
Смотреть отзывы
