Все важное, что нужно знать про архивное дело, в одной статье

АВТОР

Редактор

01.07.2024

Консультируя различные организации по вопросам архивного дела, нашим специалистам приходится отвечать на одни и те же вопросы. Мы решили собрали наиболее часто встречающиеся вопросы клиентов и подготовить на них ответы. Надеемся, что эта информация будет вам интересна и полезна.

1. Должна ли организация по закону создавать свой архив?

Термин «архив» правильнее использовать только в названии структурного подразделения или отдела. Если говорить о месте хранения, необходимо применять термин «архивное хранилище документов». По законодательству любая негосударственная организация обязана сохранить документы до окончания их сроков хранения, но не обязана создавать у себя на территории архив. Если документы хранятся в шкафах, отдельных помещениях, и при таком хранении их не потеряют, не испортят и не украдут – это приемлемо. Установленные в правилах Росархива требования к архивным помещениям (температура, влажность, освещенность) имеют большее отношение к хранению особо ценных документов архивного фонда РФ и почти не реализуются коммерческими организациями. Требования по пожаробезопасности должны соблюдаться всеми организациями.

2. Какие нормативы РФ по архивному делу должна соблюдать любая организация?

Федеральный̆ закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской̆ Федерации» (ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства).

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (определяют порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документов личного происхождения для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций)». Зарегистрированы в Минюсте России 06.09.2023 г. № 75119.

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (обобщает и устанавливает сроки хранения документов). Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 N 57449.

3. Какие документы и когда можно передать на государственное хранение?

Если организация не является источником комплектования госархива (нет договора с госархивом и не согласовываются с архивом описи, акты), то ее документы поступят в госархив только при ликвидации и в очень ограниченном видовом составе: лицевые счета работников, личные карточки уволенных работников Т-2, приказы по личному составу, трудовые договоры, договоры ГПХ и акты к ним, табели учета рабочего времени работников с вредными условиями труда. Место хранения иных документов до окончания их сроков хранения будут определять учредители или ликвидатор.

4. Почему срок исковой давности и срок хранения документа – разные понятия?

Срок исковой давности — установленный законодательством срок в суде или ином юрисдикционном органе для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Данное определение соответствует понятию исковой давности, закрепленному в ст. 195 Гражданского Кодекса РФ.

Срок хранения документов – срок, в течение которого необходимо хранить документы после их окончания в текущем делопроизводстве. Срок хранения устанавливается Перечнями Росархива и может быть больше срока исковой давности. Обычно срок хранения начинает исчисляться с 1 января следующего с даты окончания документа года. По истечении сроков хранения документы разрешено отбирать на уничтожение.

5. Что делать, если документов много и их негде хранить?

До 90% всех документов организации – документы по хозяйственной деятельности с ограниченным сроком хранения. Первичные и бухгалтерские документы, договоры, акты к ним, табели, счета-фактуры и т.д. – имеют срок хранения 5 лет. Для уменьшения объема документов нужно отобрать все документы по личному составу с долговременными сроками хранения и провести их упорядочение. Далее можно составить акт и избавиться от всего, что можно уничтожить. Оставшиеся документы за последние 3 года лучше оставить у себя на территории, а более этих сроков передать на внеофисное хранение с оплатой по коробам.

6. Почему скан и электронный документ не одно и то же?

При переводе бумажного оригинала в электронный формат получается графический образ документа. В настоящее время не существует методики наделения скан-образа юридической значимостью, поэтому картинка не может получить статус электронного документа и не заменяет бумажный оригинал. При этом электронный документ сразу создается в цифровом виде, после подписания электронной подписью он получает статус юридической значимости и является оригиналом.

7. Когда нужны оригиналы документов, а когда их копии?

Наш многолетний опыт показывает, что оригиналы документов нужны в ограниченном количестве случаев: при выемках документов правоохранительными и контролирующими органами, при заверении документов у нотариусов, иногда по требованию суда. В 95% запросов документов достаточно обычных сканов.

8. Можно ли отсканировать документ, а оригинал уничтожить?

В настоящее время в РФ нет методологии присвоения отсканированному образу статуса оригинала. В связи с этим после перевода документов в электронный вид бумажные оригиналы необходимо хранить до истечения сроков хранения, установленных в Перечне Росархива.

9. Стоит ли сканировать все документы организации и когда?

Если у вас накопилось много документов и есть желание их перевести в электронный вид, не рекомендуем сканировать все подряд. Для начала нужно отобрать наиболее востребованные дела и в первую очередь перевести их в электронный вид. Оставшиеся документы стоит сканировать только в момент обращения к ним. При этом 100% вновь поступающих документов эффективнее сканировать при получении. Это не будет являться большой нагрузкой для сотрудников и не приведет к увеличению административных затрат.

10. Несет ли работник организации ответственность в случае утраты документов юрлица?

Обширная судебная практика показывает, что в случае утраты документов по вине работника юрлицам проблематично доказать сам факт наличия документа у работника и его причастность к утрате документа. Суды всегда встают на сторону работника и защищают его интересы. Такая же ситуация складывается и при разглашении работником конфиденциальной информации своего работодателя.

11. Нужна ли внутренняя экспертная комиссия, и несут ли ее члены какую-то ответственность перед своей организацией?

Создание экспертной комиссии не является обязанностью организации в рамках архивных правил РФ. Создавать внутреннюю комиссию или нет, решает само юридическое лицо. До настоящего времени нам не известно ни одно судебное дело, в рамках которого члена экспертной комиссии привлекли бы за халатность к ответственности.

12. Как правильно отбирать и уничтожать документы с истекшими сроками хранения?

95% документов организации по хозяйственной деятельности имеют пятилетний срок хранения по перечню Росархива. По истечении этого срока их можно уничтожить. В соответствии с Правилами Росархива, перед отбором на уничтожение нужно провести архивную обработку документов с постоянными и долговременными сроками хранения за этот же период и утвердить описи. Форма Акта о выделении дел на уничтожение приведена в Правилах Росархива. Отбирать на уничтожение можно только оконченные делопроизводством дела при условии, что они не подтверждают факт убытка за прошлые периоды (до момента полного их списания) и не участвуют в судебных разбирательствах. После согласования акта о выделении дел на уничтожение руководителем организации документы необходимо измельчить на шредере и приложить соответствующий акт.

13. Можете ли вы сами навести порядок в архиве, если у вас нет архивного образования?

Да, можете. Архивная деятельность не подлежит лицензированию. Если вы обладаете достаточными компетенциями или прошли соответствующее обучение, можете самостоятельно осуществить весь комплекс работ.

14. Кто и когда накажет за неправильное хранение документов?

За неправильное хранение документов может наказать МЧС (требования по пожаробезопасности). При непредоставлении бухгалтерских документов – ФНС. При непредставлении кадровых документов – ГИТ или суд. Также выписывают штрафы иные государственные регуляторы (ЦБ, ФАС и т.д.). При непередаче документов по личному составу работников при ликвидации в госархив – прокуратура. При несоблюдении архивных правил в коммерческой организации и не источников комплектования госархива – госархив не осуществляет контрольных функций.

15. Что можно сделать с документами, чтобы сократить затраты?

1. Отберите и уничтожьте все документы с истекшими сроками хранения — это позволит уменьшить общую площадь, занимаемую документам, и отказаться от лишней аренды.

2. Как альтернативу хранения документов на своих площадях рассмотрите вариант внеофисного хранения документов – оплата будет взиматься только по количеству хранимых коробов без учета всех прилегающих территорий.

3. Переведите документы в электронный вид и загрузите все в систему «Электронный архив» – позволит сократить затраты на поиск нужных данных и обеспечить сохранность оригиналов.

4. Используйте автоматические системы распознавания документов – позволит автоматизировать процессы занесения данных во внутренние информационные системы и осуществлять различные проверки внутреннего содержания и состава документов.

16. Какие документы нужно обязательно сохранить?

Юридическое лицо обязано хранить документы в течение обозначенных Перечнем Росархива сроков хранения. Однако имеется группа значимых документов со сроком хранения до 75 лет, сохранности которых стоит уделить особое внимание. К таким документам относятся: приказы по личному составу, карточки уволенных работников Т-2, трудовые договоры, договоры гражданско- правового характера (ГПХ), табели учета рабочего времени на работников с вредными условиями труда, лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы.

17. Как быстро определить срок хранения документа?

Бесплатно и оперативно можно определить срок хранения любого документа при помощи нашего сервиса «Архивист Онлайн».

Если срок хранения определить не удастся, на странице «Архивист Онлайн» вы можете направить свой запрос, и мы поможем определить срок хранения необходимого документа.